Kommunstyrelsen
Protokoll 14.04.2026/Paragraf 98

Kommunstyrelsen 14.04.2026 § 98  

244/02.08.00.01/2026 

Beredare Ekonomidirektör Esa Lindell

 upphandlingschef Ari Hasu

 kommunjurist Hannu sorvari

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Kommundirektör Virpi Sailas  

 Kommunstyrelsen beslutar

1
genomföra den i redogörelsedelen avsedda upphandlingen av ekonomiförvaltningstjänster som en direktupphandling enligt upphandlingslagen

2
godkänna, för genomförandet av direktupphandlingen, överföringen av avtalet mellan kommunen och Numera-Palvelut Oy från Numera-Palvelut till Administer Oyj på oförändrade avtalsvillkor

3
konstatera att den direktupphandling som avses i punkterna 1 och 2 gäller till dess att kommunen har konkurrensutsatt de i redogörelsedelen avsedda ekonomiförvaltningstjänsterna som en offentlig upphandling

4
befullmäktiga ekonomidirektören att vidta åtgärder som hör till beställarens befogenheter i anslutning till det avtal som avses i punkterna 1 och 2, såsom eventuella avtalsändringar.

Behandling Ekonomidirektör Esa Lindell presenterade ärendet.

Beslut Kommunstyrelsen beslutade enhälligt enligt beslutsförslaget.

Redogörelse Bakgrund 

 Kyrkslätts kommun har skaffat leveransen och underhÃ¥llet av ekonomiförvaltningens system med tillhörande tjänster av Numera Palvelut Oy (f.d. Sarastia Oy) frÃ¥n och med Ã¥r 2012. Tidigare hette bolaget Kuntien Taitoa Oy och därefter Sarastia Oy.

 Numera Palvelut Oy:s bolagsstämma godkände 30.6.2025 försäljningen av bolagets kommunkunders ekonomi-, löne- och programserviceaffärsverksamhet till Administer Oyj. Avsikten är att fortsätta den sÃ¥lda affärsverksamheten i bolaget som ska grundas, Sarastia Oy. Konkurrens- och konsumentverket har gett köpet av affärsverksamheten sitt godkännande 15.12.2025. Verkställighet av köpet och överföringen av affärsverksamheten bedöms ske vÃ¥ren 2026.

 Med anledning av affärsverksamhetsköpet mellan bolagen upphör Numera Palvelut Oy:s ställning som anknuten enhet i förhÃ¥llande till Kyrkslätts kommun. Därmed ska kommunen i fortsättningen konkurrensutsätta sin systemtjänst för ekonomiförvaltningen i enlighet med lagen om offentlig upphandling och koncession (upphandlingslagen).

 Med beaktande av kommunens lagstadgade skyldighet beträffande kommunens bokföring samt omfattningen och den kritiska betydelsen av den aktuella systemtjänsten för kommunen, ska kommunen säkerställa en störningsfri och oavbruten skötsel av bokföring, reskontra och ekonomirapportering även vid genomförande av en affärsöverlÃ¥telse. Kommunen har inlett utredningar som syftar till att definiera tjänstens innehÃ¥ll samt vidtagit Ã¥tgärder inför en kommande upphandling. En fortsatt utredning av hur den omfattande ekonomiförvaltningen ska organiseras, antingen som tjänst eller i egen regi, en konkurrensutsättning av helheten eller eventuella rekryteringar, förhandlingar och ett införande förutsätter en betydande beredelsetid och en teknisk övergÃ¥ngsperiod. Det har varit omöjligt att konkurrensutsätta systemet och ta det i bruk innan Numera Palvelut Oy:s ställning som anknuten enhet upphört.

 Upphandlingsförfarande

 Enligt 40 § 2 mom. 2 punkten i lagen om offentlig upphandling och koncessioner kan den upphandlande enheten göra en direktupphandling, om endast en viss leverantör kan genomföra upphandlingen av tekniska skäl eller av skäl som hänför sig till skyddet av en ensamrätt; som ytterligare förutsättning gäller att det inte finns nÃ¥gra rimliga alternativa eller ersättande lösningar och att avsaknaden av konkurrens inte beror pÃ¥ att upphandlingsvillkoren har begränsats pÃ¥ ett konstgjort sätt.

 Enligt 40 § 2 mom. 4 punkten i samma lag kan den upphandlande enheten även göra en direktupphandling om det är absolut nödvändigt att ingÃ¥ avtal och de föreskrivna tidsfristerna inte kan iakttas pÃ¥ grund av synnerlig brÃ¥dska som orsakats av ett av den upphandlande enheten oberoende och oförutsebart skäl.

 AffärsöverlÃ¥telsen utgör ett av den upphandlande enheten oberoende och oförutsebart skäl. Upphörandet av förhÃ¥llandet som anknuten enhet har inte legat inom Kyrkslätts kommuns möjligheter att pÃ¥verka.

 Kommunen har en lagstadgad skyldighet att sköta sin bokföring samt behandlingen av inköps- och försäljningsfakturor korrekt och i rätt tid. Ett avbrott eller en försening i ovan nämnda funktioner skulle medföra mycket betydande juridiska, ekonomiska och operativa risker samt avsevärd olägenhet, bland annat i frÃ¥ga om rapporteringen till staten. Systemet omfattar även kritisk infrastruktur som är central för kontinuiteten i kommunens verksamhet.

 Med beaktande av de minimifrist­er som gäller för olika upphandlingsförfaranden samt de olika skedena i en omfattande systemupphandling – frÃ¥n förberedelser och avtal till införande av systemet – kräver genomförandet av projektet i praktiken en total tidsram om cirka tvÃ¥ Ã¥r. Av denna anledning är det nödvändigt att genomföra den aktuella upphandlingen för övergÃ¥ngsperioden för att säkerställa verksamhetens fortsättning. Avtalets giltighetstid begränsas till dess att upphandlingen av ett ersättande system har vunnit laga kraft, systemet har tagits i bruk och tjänsten har stabiliserats. Med anledning av detta förkortas uppsägningstiden för kommunens del i frÃ¥ga om det avtal som övergÃ¥r i samband med affärsöverlÃ¥telsen.

 I praktiken är det endast den aktör som fortsätter verksamheten som kan upprätthÃ¥lla tjänsten, genomföra lagstadgade uppdateringar och svara för systemets funktionalitet samt därigenom säkerställa ekonomiförvaltningens fungerande. Ett övertagande av tjänsten av en tredje part är varken tekniskt eller avtalsrättsligt möjligt. Följaktligen finns det under denna övergÃ¥ngsperiod inga andra rimliga alternativ och avsaknaden av konkurrens beror inte pÃ¥ en konstgjord begränsning av upphandlingens villkor.

 Med de grunder som tidigare redogjorts för i redogörelsedelen är det nödvändigt att upphandlingen genomförs som en direktupphandling frÃ¥n det aktiebolag, Sarastia Oy, som bildas i samband med affärsöverlÃ¥telsen, tills en leverantör som valts genom konkurrensutsättning har utsetts och systemet är driftklart för införande.

 Avtal

 I praktiken fortsätter de nuvarande avtalsvillkoren för det överlÃ¥tna avtalet att gälla.

 Upphandlingens värde

 Upphandlingens förväntade värde är högst 900 000 euro (moms 0 %).

 Kyrkslätts kommun förbinder sig inte till specifika anskaffningsvolymer under avtalsperioden.

 Befogenheter

 Kyrkslätts kommuns förvaltningsstadga (i kraft 16.6.2025) 96 §: Ett organ beslutar om en upphandling inom sitt verksamhetsomrÃ¥de, vars uppskattade värde överstiger 500 000 euro.