Kommunstyrelsen
Föredragningslista 10.11.2025/Ärendenr. 359

Kommunstyrelsen 10.11.2025     

1044/00.01.02/2022 

Beredare förvaltningsdirektör Jaana Suihkonen

 controller Ari Hasu

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Kommundirektör Virpi Sailas 

 Kommunstyrelsen beslutar

1
Kommunstyrelsen beslutar ge svaret enligt beskrivningsdelen som sitt svar på fullmäktigemotion 13/2022 och föreslår kommunfullmäktige att fullmäktige anser att svaret är tillräckligt och motionen slutbehandlad.

2
justera protokollet för denna paragrafs del vid sammanträdet.

Behandling 

Beslut  

För kännedom

Redogörelse Fullmäktigemotion

 Ledamot Katja Ylisiurua (Vf.) har lämnat in en fullmäktigemotion vid kommunfullmäktiges sammanträde 24.10.2022.

 Fullmäktigemotionen gäller, med ordalydelserna i den, kvalitetsbrister i de tjänster som Kyrkslätts kommun lagt ut, negativa kostnadseffekter på den egna serviceproduktionen, bristfällig informering av kommunens personal om utläggning av tjänster samt brister i möjligheten för personalen att delta i situationer där kommunens uppgifter väsentligt har hållit på att förändras på grund av vårdreformen.

 Initiativtagaren har föreslagit följande praktiska åtgärder för att råda bot på de brister som hon konstaterat i ovan nämnda observationer:

1. Bedömning av personal-, kvalitet- och kostnadseffekterna av upphandlingar som utgår inom ett år och upphandlingar som förlängs i och med utnyttjande av option,
2. aftonskola för de förtroendevalda om kommunens upphandlingar och information med tyngdpunkt på hur kommunens kommande större upphandlingar framskrider,
3. aktivt inkluderande av personalen i beslutsfattande som gäller dem.

 Svar på fullmäktigemotionen

 Åtgärd ”I. Bedömning av personal-, kvalitet- och kostnadseffekterna av upphandlingar som utgår inom ett år och upphandlingar som förlängs i och med utnyttjande av option” som föreslås i fullmäktigemotionen

 För tydlighetens skull konstateras att Kyrkslätts kommun producerar den service som hör till dess organiseringsansvar eller som den åtagit sig att organisera (när servicen produceras som utlagd) inte bara genom upphandlingsavtal som genomförts som offentliga upphandlingar utan också t.ex. genom serviceavtal som baserar sig på samkommuner (t.ex. HRT), samarbetsavtal mellan kommuner, på basis av serviceproduktionsavtal som baserar sig på status som anknuten enhet och serviceproduktions-/samarbetsavtal med andra instanser (till exempel tredje sektorn).

 Vid tidpunkten för motionen 2022 har vårdreformen (överföringen av organiseringsansvaret för och personalen inom Kyrkslätts kommuns social- och hälsovård till Västra Nylands välfärdsområde) beretts. I och med vårdreformen ingick den personal som överfördes till Västra Nylands välfärdsområde också de personer som arbetade inom stödtjänsterna inom socialtjänsterna och hälsovårdstjänsterna (såsom renhållning, kosthåll) och de personer som arbetade inom vissa administrativa stödtjänster enligt principerna för vårdreformen. I och med reformen övergick också de avtal som gäller kommunens social- och hälsovårdstjänster (också upphandlingsavtalen) på välfärdsområdets ansvar. De fastigheter där social- och hälsovårdstjänsterna organiserades övergick genom hyresavtal till välfärdsområdet.

 Kyrkslätts kommun genomförde i början av år 2022 en bedömning av sin personal som konsultutredning för att bedöma personalkonsekvenserna av den ovan nämnda vårdreformen. Enligt utredningen har en del av personalen övergått till välfärdsområdet och förvaltningens verksamhet har sedan utvecklats att motsvara den förändrade situationen.

 Eftersom åtgärdsförslaget i motionen på basis av sin ordalydelse kan avgränsas till upphandlingar som genomförs som offentliga upphandlingar (konkurrensutsättningar som genomförts som offentliga upphandlingar och upphandlingsavtal som ingåtts på basis av dem) avgränsas även svaret på motionen till dessa när det gäller den föreslagna åtgärden.

 Upphandlingsavtalen (även de som varit i kraft åren 2022–2023) kan i fråga om sina föremål specificeras som upphandlingsavtal som gäller varor, tjänster och entreprenader samt användningsrättavtal (det företag som vunnit konkurrensutsättningen ges enligt användningsrättavtalet rätt att utöva affärsverksamhet i föremålet för konkurrensutsättning).

 Eftersom avtal som gäller varor eller entreprenadavtal inte har direkta kvalitets- eller kostnadseffekter som gäller kommunens personal är det i detta sammanhang inte ändamålsenligt att granska dem.

 Största delen av de tjänster som kommunen producerar genom upphandlingsavtal består av sådana tjänster som det inte är ekonomiskt vettigt eller möjligt för kommunen att producera som egen produktion med iakttagande av kommunens resurser eller andra orsaker (servicebehovet är inte kontinuerligt eller är periodiskt, serviceproduktionen kräver specialkunnande eller dyr teknologi, med tjänsten stöds kommunens egen serviceproduktion när kommunens egna resurser inte räcker till, lagstiftningen tillåter inte produktionen av servicen so egen produktion).  Eftersom service där kommunen inte har haft egen produktion eller där det inte har varit ändamålsenligt eller möjligt för kommunen att organisera produktionen med egna resurser har producerats med upphandlingsavtal som ordnats på ovan nämnda grunder har det antingen varit omöjligt eller oändamålsenligt att bedöma dessa upphandlingsavtal i förhållande till kvalitets- eller kostnadseffekterna på kommunens personal.

 De upphandlingsavtal genom vilka kommunen har beslutat ordna service genom upphandlingsavtal vid sidan om sin egen serviceproduktion (eller för att ersätta den) efter vårdreformen har främst gällt vissa tjänster för renhållning och underhåll av fastigheter. Eftersom volymen av sådana köpta tjänster har varit relativt liten del av den totala volymen av ovan nämnda tjänster har det inte heller i fråga om dessa avtal om köpta tjänster varit väsentligt att separat granska deras kvalitativa eller kostnadsmässiga personaleffekter.

 I och för sig är bedömning av upphandlingsavtalens effekt på personalen en väsentlig del av den där man i samband med upphandlingarna bedömer genomförandealternativ även mellan kommunens egen produktion och köpt tjänst. Bedömning av effekter på personalen utförs i tillämpliga delar även när avtalen gäller särskilt vid sådana långvariga avtal där det under avtalsperioden sker förändringar i omständigheterna. Villkoren i upphandlingsavtalen begränsar dock till exempel villkoren för avslutande av avtal, och i upphandlingsavtalen kan man inte heller göra väsentliga ändringar under avtalsperioden.

 Åtgärd II. ”Aftonskola för de förtroendevalda om kommunens upphandlingar och information med tyngdpunkt på hur kommunens kommande större upphandlingar framskrider” som föreslås i fullmäktigemotionen

 Man har informerat om de största upphandlingarna i kommunen samt allmänt om offentliga upphandlingar på kommunens webbplats kyrkslatt.fi och närmare om pågående upphandlingar i Upphandlingskalendern på webbplatsen. Upphandlingskalendern uppdateras regelbundet, och kommunens upphandlingsenhet ger på begäran mer information om frågor som gäller upphandlingen. 

 Kommunens centrala investeringsprojekt som genomförs som offentliga upphandlingar beskrivs i budgetboken för budgetåret och ekonomiplaneåren.

 Aftonskola för de förtroendevalda om upphandlingar (och övrig ökning av information/utbildning om offentliga upphandlingar) anses ändamålsenlig. Verksamhetsmodellen utvecklas. 

Åtgärd III. ”Aktivt inkluderande av personalen i beslutsfattande som gäller dem” som föreslås i fullmäktigemotionen

 Verksamhets- och andra förändringar inom kommunen med konsekvenser för personalen behandlas i en samarbetsgrupp som bildas av flera instanser och dessutom vid behov med grupper som består av olika representanter för personalen. Dessutom har personalens representanter sedan hösten 2023 varit representerad i kommunens ledningsgrupp.

 Upphandlingar med avsevärda konsekvenser för personalen behandlas även i personalsektionen och i kommunens samarbetsgrupp, vilket ökar personalens synlighet i upphandlingarna i fråga.

 I fråga om upphandlingar fattas upphandlingsbeslut enligt bestämmelser i förvaltningsstadgan antingen av en tjänsteinnehavare eller ett organ (t.ex. en nämnd). I och för sig kan personalens möjligheter att påverka bättre granskas och utvecklas som en del av planeringsfasen i upphandlingen. Åtgärderna granskas.

Beslutshistoria

Kommunfullmäktige 24.10.2022 § 90 

 Fullmäktigegruppen för Kyrkslätts Vänster / Katja Ylisiurua lämnade följande motion vid kommunfullmäktiges sammanträde 24.10.2022:

”Om sex månader kommer tyngdpunkten av kommunens uppgifter att radikalt förändras på grund av vårdreformen, så arbetet med att bygga upp kostnadseffektiva och högklassiga kommunala tjänster borde redan pågå. Kyrkslätts kommun har på ett omfattande sätt lagt ut olika tjänster på entreprenad, så som lokal-, planerings-, miljö- och säkerhetstjänster. Det har nu och då förekommit kvalitetsbrister i de utlagda tjänsterna, och ibland har de haft negativa kostnadseffekter på den egna serviceproduktionen.

Utläggningen av t.ex. socialbranschens personal har kostat kommunen mångfaldigt jämfört med kostnaderna för anställning av egen personal. Kommunens personal har dessutom kritiserat den bristfälliga informeringen och personalens delaktighet i utläggningen av tjänster.

Med gemensamma offentliga mätare som uppdateras regelbundet kan man kritiskt bedöma hur utläggningarna lyckats och kvaliteten av dem. Fullmäktigeledamöterna och nämnderna skulle då också ha bättre verktyg för att bereda upphandlingarna, övervaka dem och utveckla den egna serviceproduktionen. Det skulle också vara enklare att i beredningen av budgeten bedöma nya konkurrensutsättningar eller inledandet av egen serviceproduktion.

Förändringarna i kommunen vilka påverkar personalen omfattas av samarbetsförfarande om förändringarna på ett väsentligt sätt inverkar på personalens ställning eller arbetsvillkor. Man borde informera öppet om utläggning som sker stegvis eller helt och hållet, och delaktiggöra personalen i beslutsfattande som gäller deras arbetsinsats.

Fullmäktigegruppen för Kyrkslätts Vänster föreslår följande praktiska åtgärder:

I. Bedömning av personal-, kvalitet- och kostnadseffekterna av upphandlingar som utgår inom ett år och upphandlingar som förlängs i och med utnyttjande av option.

II. Aftonskola för de förtroendevalda om kommunens upphandlingar och information med tyngdpunkt på hur kommunens kommande större upphandlingar framskrider.

III. Aktivt inkluderande av personalen i beslutsfattande som gäller dem, till exempel genom att kalla representanter för personalen till sammanträden.

Fullmäktigegruppen för Kyrkslätts Vänster

Katja Ylisiurua”

Utöver av Katja Ylisiurua undertecknades motionen också av: Piia Aallonharja, Anneli Granström, Ville Salminen, Tuovi Ronkainen, Sini Felipe, Pekka Oksanen, Tero Suominen, Johanna Fleming, Irja Kekkonen, Ronja Karkinen och Maarit Orko.               

Beslut Kommunfullmäktige sänder fullmäktigemotionen till kommunstyrelsen för beredning.