Kommunstyrelsen
Föredragningslista 24.06.2024/Ärendenr. 230

Kommunstyrelsen 24.06.2024     

514/07.03.00/2024 

Beredare IT-direktör Lea Blomberg och förvaltningsdirektör Jaana Suihkonen fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Kommundirektör Virpi Sailas   

 Kommunstyrelsen beslutar

1
att Kyrkslätts kommun skaffar maskinsalstjänsterna som intern upphandling av Kommunernas Tiera Ab

2
godkänna Kommunernas Tiera Ab:s avtal som ingår som bilaga.

3
befullmäktiga IT-direktören och förvaltningsdirektören att göra och förhandla behövliga smärre ändringar i Kommunernas Tiera Ab:s avtal.

Behandling 

Beslut  

För kännedom

Redogörelse

Bakgrund

Kyrkslätts kommuns IT-förvaltning upprätthåller för närvarande telefontjänster i kommunens egen maskinsal, och antalet servrar som ska upprätthållas är cirka 50. Största delen av servermaskinerna är i slutet av sin livscykel eller närmar sig det. Dessutom uppfyller den nuvarande maskinsalen inte VAHTI3-klassificeringens krav på maskinsal.

Inom IT-förvaltningen i Kyrkslätts kommuns gemensamma tjänster utredde man hösten 2023 olika alternativ att i fortsättningen ordna och producera maskinsalstjänsterna, för anskaffning av ny maskinsalsinfrastruktur skulle förutsätta betydande investeringar. Dessutom skulle produktion av maskinsalstjänster som egen verksamhet förutsätta ökning av personalresurserna och/eller omallokering av de nuvarande resurserna.

I jämförelsen ingick kommunens egna maskininvesteringar med personalresurser och anskaffning av serverinfrastruktur som kapacitetstjänst från en utomstående leverantör. För jämförelsen begärde man preliminära anbud av en privat aktör och kommunens anknutna enhet Kommunernas Tiera Ab. I jämförelsen bedömdes också utöver priset bl.a. servicens funktionssäkerhet.

Slutsatsen av utredningen var att man inledde avtalsförhandlingar med Kommunernas Tiera Ab, för dess kapacitetstjänster visade sig i jämförelsen vara det totalekonomiskt fördelaktigaste alternativet.

Kommunernas Tiera Ab:s ställning som anknuten enhet

Enligt 15 § i lagen om offentlig upphandling och koncession tillämpas lagen inte på upphandling som den upphandlande enheten gör hos anknutna enheter. Kommunernas Tiera Ab är ett aktiebolag som ägs av upphandlande enheter som avses i upphandlingslagstiftningen och som producerar ICT-expert-, applikations- och infrastrukturtjänster samt utvecklar och ordnar övriga ICT-tjänster som härleds ur strategi- och verksamhetsorienterade behov. Bolaget fungerar som sina ägares anknutna enhet och inköpscentral på det sätt som avses i upphandlingslagstiftningen. Eftersom Kyrkslätts kommun är delägare i Kommunernas Tiera Ab är bolaget således kommunens anknutna enhet.

I statsminister Orpos regeringsprogram ingår flera inskrivningar om ändring i regleringen av användningen av anknutna enheter. Inskrivningarna i regeringsprogrammet skulle när de verkställs innebära betydande ändringar i kommunkoncernernas ägarstrukturer och mekanismer för organisering av service. Ändringarna framskrider dock inte förrän arbets- och näringsministeriet (ANM), som har ansvaret för lagstiftningen, har bedömt inverkningarna av ändringen av regleringen och bedömt funktionaliteten av de medel som identifierats i regeringsprogrammet.

ANM har bett Konkurrens- och konsumentverket (KKV) utreda användningen av anknutna enheter i Finland. I första fasen av KKV:s utredningsarbete hösten 2023 granskades särskilt antalet anknutna enheter i Finland, användning av dem, ägarförhållanden i anslutning till dem och enheters verksamhet sektorsvis. Föremål för granskning i andra fasen är konsekvenser av inskrivningarna i regeringsprogrammet, särskilt vilka konsekvenser det skulle ha om minimiägarandelen begränsades till 10 %. Denna utredning har beräknats bli färdig till sommaren 2024.

Dessutom har Marknadsdomstolen 15.3.2024 på förslag av KKV avgjort ärendet MD 154/2024, som gällde ett köp som ett välfärdsområde gjort hos den anknutna enheten Sarastia Oy. Marknadsdomstolen ansåg att Sarastia inte var anknuten enhet till välfärdsområdet på grund av att bestämmande inflytande saknas. I och med avgörandet är det nödvändigt att ägarna i de anknutna enheterna analyserar sitt faktiska bestämmande inflytande i de bolag som de anser vara anknutna enheter.

Kyrkslätts kommun är medveten om de utredningar och avgöranden som gäller ställningen som anknuten enhet samt eventuella kommande ändringar. Kommunen har bedömt alternativa sätt att genomföra helheten som gäller maskinsalstjänster som är föremål för upphandling såväl i slutet av år 2023 som efter MD:s avgörande i mars. I nuläget konstaterar kommunen att upphandling av maskinsalstjänster hos Kommunernas Tiera Ab som intern upphandling fortfarande är det ändamålsenligaste sättet att producera servicen inom de närmaste åren.

Föremål för upphandlingen

Föremål för upphandlingen är upphandling av kommunens maskinsalsinfrastrukturen som service. De ingår i helheten som gäller Tieras utläggningstjänster, och kommunen ingår ett ramavtal med Kommunernas Tiera Ab. Dessutom ingår kommunen ett separat serviceavtal om den service som är föremål för upphandling samt ett projektavtal om ibruktagande av servicen.

Avtalsförhandlingarna med Kommunernas Tiera Ab inleddes i februari 2024, och kommunen har fått ett anbud daterat 13.3.2024, enligt vilket det är ändamålsenligt för kommunen att skaffa följande servicehelhet som gäller maskinsalen:

1) Projekt för flyttning av servrarna till Tieras maskinsalstjänster och ibruktagande av maskinsalstjänsterna

2) Ibruktagande av administrations- och övervakningstjänster på servrarna

3) 24/7 administrations- och övervakningstjänst för kritiska servrar

4) Backuptjänster för servrar i Tieras maskinsalar
 
Priset på konsoliderings- och transitionsprojektet bestäms enligt den faktiska arbetsmängden. Med kommunens nuvarande service- och serverkapacitetsbehov är den beräknade kostnaden för projektet sammanlagt 32 000 € (moms 0 %).  

Faktureringen av kapacitets- och drifttjänsterna sker månatligen enligt användning, vilket innebär att kommunen har möjlighet att skala upp eller ner kapaciteten. Inom kommunens IT-förvaltning har man bedömt att månadskostnaden är cirka 6 300 euro, det vill säga 75 600 euro (moms 0 %) per år.

Upphandlingens förväntade värde för hela avtalsperioden (3+2 år) inklusive projektet för ibruktagande är 410 000 euro (moms 0 %).

Ramavtalet är tidsbundet och gäller i fem (5) år så att det fortsätter tills vidare, om parten inte meddelar att den vill avsluta det. Serviceavtalet är treårigt (3), och efter det kan det förlängas med två (2) optionsår dock så att det fortsätter tills vidare om parten inte meddelar att den vill avsluta det. Projektavtalet antas pågå i 4 månader. Avtalen träder i kraft 1.8.2024, när båda parterna har undertecknat dem.  

Motiveringar till utläggning av maskinsalen till Kommunernas Tiera Ab

Köp av maskinsalstjänsterna som service minskar kommunens risk, dataskyddsriskerna med egen maskinsal och realisering av investeringar samt att kommunens egen datatekniska personal får mera tid för andra ICT-uppgifter och utveckling av framtidsbehov i kommunen. En allmän trend har under den senaste tiden varit att kommuner har avstått från egna fysiska maskinsalar och allt mer anskaffat maskinsalsinfrastrukturen som service.

De största fördelarna med Tieras kapacitetstjänster är bättre nivå på cybersäkerhet, mindre risker för omfattande serviceavbrott samt att investeringar inte behövs för egen maskinsalsinfrastruktur som i och med molntjänster antagligen kommer att behövas allt mindre i fortsättningen. Tieras lösning skalar sig också enligt kommunens behov och faktureringen sker månatligen enligt det faktiska kapacitetsbehovet.  

I och med kapacitetstjänsterna förbättras IT-tjänsternas driftsäkerhet avsevärt när servrarna är fördubblade i två fysiskt separata maskinsalar och servrarna ligger i moderna, övervakade och trygga utrymmen. Tieras maskinsalar uppfyller datasäkerhetskraven i VAHTI3-klassificeringen. Dessutom övervakas och administreras de mest kritiska servrarna dygnet runt, eftersom kommunen inte med nuvarande personal kan ordna övervakning dygnet runt. När kommunens tjänster ständigt stöder sig allt mer på användningen av datasystem förbättras också driftssäkerheten i kommunens serviceproduktion i och med kapacitetstjänsterna. Kostnadseffekten av ändringen är relativt liten, och på lång sikt kommer kapacitetstjänsterna sannolikt att till sina totala kostnader vara förmånligare alternativ jämfört med egen maskinsal, eftersom kapacitetstjänsterna skalar sig betydligt flexiblare efter behoven som förändras.  

 I överföringen av maskinsalstjänsterna till Kommunernas Tiera Ab ingår inga personalöverföringar.