Kommunstyrelsen
Protokoll 06.05.2024/Paragraf 148

Kommunstyrelsen 06.05.2024 § 148  

347/02.08.00.01/2024 

Beredare Upphandlingsexpert Jari Mulari

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Kommundirektör Virpi Sailas 

 Kommunstyrelsen beslutar:
1
att Kyrkslätts kommun ansluts till Hansel Ab:s ramavtal
1. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Kompakta stadsbilar
2. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Stadsbilar
3. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Små mellanklassbilar
4. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Stora medelklassbilar
5. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Stora personbilar
6. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Familjebilar
7. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Minibussar
8. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Små paketbilar
9. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Medelstora paketbilar
10. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Stora paketbilar
11. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Pick-up bilar
12. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Små SUV och små terrängbilar
13. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Medelstora SUV och medelstora terrängbilar
14. Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) - Stora SUV och stora terrängbilar

2
befullmäktigar medlemmarna i Kyrkslätts centraliserade upphandlingsenhet att på kommunen vägnar underteckna de anslutningsanmälningar och eventuella andra handlingar som behövs för att ansluta kommunen till de ovan nämnda ramavtalen.

3
justera protokollet för denna paragrafs del vid sammanträdet.

Beslut Kommunstyrelsen beslutade enhälligt enligt förslaget

Redogörelse Kyrkslätts kommun har i enlighet med kommunstyrelsens beslut 15.6.2020 anslutit sig till Hansel Ab:s ramavtal Bilar och tjänster (Autot palveluineen) 2021-2023 (2025). Avtalsperioden för detta ramarrangemang upphör 16.2.2025.

 Kyrkslätts kommun ska välja det förfarande med vilket den kommer att sköta sina bilupphandlingar efter 16.2.2025 på ett sätt som uppfyller kraven i den s.k. upphandlingslagen (Lagen om offentlig upphandling och koncession 1397/2016). Alternativa sätt är:

• Egen konkurrensutsättning av bilar
  1. För: Det finns ingenting som talar för ett eget ramavtal.
  2. Emot: En stor arbetsmängd som binder personalresurser i kommunens centraliserade upphandlingsenhet.
• Anslutning till Hansel Ab:s ramavtal Bilar och tjänster 2025-2027 (2029).
  1. För: den totala arbetsmängd av kommunens personal som behövs för skapande av ramavtal och konkurrensutsättningar under avtalsperioden är mindre jämfört med egen konkurrensutsättning. Detta möjliggörs av t.ex. Hansel Ab:s fordonstjänst som hjälper med planering av upphandling av enskilda bilar.
  2. Emot: Med antagandet att det kommande och det nuvarande ramavtalet till sin struktur är likadana baserar sig dessa kommentarer på erfarenheter av utnyttjande av det nuvarande ramavtalet:

•    Helheten som bildas av Hansel Ab:s ramavtal Bilar och tjänster och den billeasingtjänst som nära hör ihop med det styr valet av bilar fel. Noggrannare: val av bil görs på basis av inköpspriset på bilen, inte leasingdebiteringen. Leasingdebiteringen av bilen med lägsta inköpspris är inte alltid billigast.

 Vid bedömningen av ovan nämnda alternativ bedöms anslutning till Hansel Ab:s ramavtal Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) vara det bättre alternativet för kommunen. Därmed föreslås kommunstyrelsen att den beslutar om anslutning till ramavtalet i fråga.

 Lagen om Hansel Ab 30.12.2008/1096 definierar Hansel Ab som en sådan inköpscentral som avses i upphandlingslagen. Eftersom Hansel Ab är en inköpscentral som avses i upphandlingslagen kan Kyrkslätts kommun utnyttja ramavtal som bolaget genomför.

 Hansel Ab:s ramavtal Bilar och tjänster 2025-2027 (2029) består av 19 självständiga ramavtal / delområden. Anslutning till vart och ett av dessa görs separat. Genom detta beslut täcks alla dessa delområden och inga delområdesspecifika beslut fattas.

 Genom detta beslut väljs inte leasingfinansiär av bilar.

 Förklaring av spalterna i tabellen nedan

• "Namn:" Namnet är det uttryck som Hansel Ab använder för att syfta på bilklasser. Början av namnet "Bilar och tjänster 2025-2027 (2029)", som är gemensam för alla, har dock utelämnats. "Bilar och tjänster 2021-2023 (2025)":
•  Spalten anger om Kyrkslätts kommun varit med i Hansel Ab:s ramavtal Bilar och tjänster 2021-2023 (2025).
• "Antalet nuvarande bilar (st.)": I spalten anges antalet bilar som kommunen hyrt och finansierat med leasingfinansiering enligt situationen 12.4.2024.
• "Föremål för beslutet (st. / €)": Spalten är kärnan i detta beslut och anger till vilka delområden kommunen ansluts på basis av detta beslut. Dessutom anger spalten det beräknade värdet av respektive delområde. Värdet har beräknats genom att multiplicera antalet med maximipriset för en bil inklusive bilskatt enligt Hansel Ab:s presentationsmaterial.

 Kommentarer om delområdena:

 Delområde 2 Stadsbilar:

• Två bilar har hyrts för kommunens behov. Genom detta beslut skapas en förutsättning för anskaffning av dessa bilar med avtalet i fråga.

 Delområdena 4, 5, 6, 7, 11, 12, 13 och 14:

• Kyrkslätts kommun har inga bilar som hör till dessa bilklasser. För att skapa en förutsättning för anskaffning av bilar som hör till dessa bilklasser ansluter sig kommunen till dessa delområden genom att bedöma att det skaffas en bil per delområde.

 Delområdena 8 och 10:

• Kyrkslätts kommun har bilar som hör till dessa delområden, men avtalsperioden för de nuvarande bilarna upphör efter att avtalsperioden för det ramavtal som är föremål för beslutet upphört. Således saknar kommunen uppgifter som baserar sig på leasingavtal att kommunen skulle skaffa bilar som hör till dessa delområden med avtalet i fråga. För att försäkra sin möjlighet att utnyttja de kommande ramavtalen för dessa delområden beslutar kommunen att ansluta sig till dessa.

Delområdena 15 och 19:

• I dessa delområden ingår bilar bl.a. för polisen eller rikets högsta politiska ledning.

 Den här upphandlingens beräknade värde är 1 007 000 €.

Annat Besvärsanvisning till detta beslut är besvärsförbud eftersom beslutet är en del av beredningen av en upphandling.

 Befogenheterna för det här beslutet kommer från kommunfullmäktiges beslut 16.12.2019 § 127.