Kommunstyrelsen
Protokoll 12.06.2023/Paragraf 197

Kommunstyrelsen 12.06.2023 § 197  

40/02.02.02/2023 

Beredare Ekonomidirektör Esa Lindell, tf. kommundirektör Anna-Kaisa Kauppinen, förvaltningsdirektör Jaana Suihkonen och vik. personaldirektör Teija Parkkonen 

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Tf. kommundirektör Anna-Kaisa Kauppinen 

 Kommunstyrelsen beslutar

1
ge kommunfullmäktige som utredning enligt kommunallagen följande åtgärder som genomförts eller som getts eller som ska ges som anvisningar till organen:

1.1
för Kyrkslätts kommun görs upp en ur kommunstrategin härledd personalstrategi som tar ställning till hur kommunens personalresurser ska riktas med tanke på såväl kvaliteten som kvantiteten under hela strategiperioden. Den utarbetas som en del av uppdateringen av kommunstrategin. Personalstrategin utstakar den kommande personal- och utbildningsplanen som görs upp varje år. 

1.2
serviceområdena hade getts en förpliktelse enligt ramen för att utarbeta ett förslag till budget 2023. Rammålet för år 2024 är givet så att resultat uppvisar ett överskott på 8,2 euro. Scenarierna för de ekonomiska utsikterna för de kommande tio åren, vilka presenterades vid fullmäktigeseminariet i maj, verkar med de planerade investeringsmängderna ut att innebära stor ökning av lånebeloppet och därigenom ökande finansieringskostnader och avskrivningar. Årsbidraget utan försäljningar av anläggningstillgångar och intäkter från markanvändningsavtal ska täcka minst  avskrivningarna av investeringarna för att låntagningen ska kunna stävjas. Man ska eftersträva att lånen betalas tillbaka inom högst 15 år. Ramvillkoren i planen för balansering av ekonomin ges på årsbidragsnivå för de följande åren i samband med ramen. Organen presenterar i sitt budgetförslag åtgärder för hur man håller sig till sitt rammål.

1.3
vid fullmäktiges ekonomiseminarium 29.5.2023 presenterades scenarier för inverkningen av investeringsnivån +/- 20 % i förhållande till basnivån. Effekten av dessa ytterligheter på återbetalningstidens basnivå är sex år.  Betydelsen av avskrivningarna av investeringarna har fördubblats då välfärdsområdesreformen halverat inkomstfinansieringen. Genomförandet av de stora skolprojekten innebär en avsevärd ökning av lånebeståndet och ökning av finansieringskostnaderna när räntenivån stiger. I ramförslaget har avvikande från tidigare beaktat investeringsnivån som en delfaktor som påverkar balanseringen. 

1.4
kommunens kommunikation och marknadsföring ska utvecklas i samarbete med serviceområdena. I kommunikations- och marknadsföringsplanen ska man ta ställning till vad man kommunicerar och till vem och med vilket medel, samt vem som gör det.  Man ska eftersträva öppenhet och möjligheten för kommuninvånarna att ge respons. Planeringen av genomförandet av planen inleds efter sommaren 2023. 

1.5
fullmäktigemotionen gällande ordnande av intern revision behandlades i kommunfullmäktige 22.5. I svaret konstaterades att man utreder möjligheten att ordna revisionens som eget arbete med interna arrangemang. Fullmäktige godkände vid behandlingen av motionen en kläm om att anslag för ordnande av intern revision ska reserveras i budgetramen år 2024, vilket har gjorts.

1.6
man förpliktar att de uppdaterade anvisningarna för intern kontroll behandlas i nämnderna så att man samtidigt bedömer om verksamhetssätten iakttar dem. På så sätt försäkrar man sig om att kommens praxis stöder verksamhet enligt målen, lagar och förordningar i kommunen.

1.7
Kyrkslätts vattens personalresurser har stärkts redan under budgetåret 2023 i och med den nya befattningen som nätverksingenjör. I utredningen strävar man till att bedöma vilka åtgärder som kan genomföras med de nuvarande resurserna. De uppgifter som den nuvarande resurseringen inte räcker till bedöms i årsverken så att direktören för affärsverket vid behov kan bedöma hur tilläggsresurserna ska riktas redan från och med budgetåret 2024. 

1.8
Underhåll som upprätthåller värdet av kommunens fastighets- och infraegendom och rättidiga reparationsåtgärder förutsätter reservering av tillräckliga anslag i såväl driftsekonomin som investeringsprogrammet. Det är också väsentligt med tanke på förutseende underhåll att säkerställa att det i kommunen finns tillräckliga personalresurser för att genomföra reparationsprogrammet och underhållet av fastigheterna och infraegendomen och att ombesörja personalens kunnande.  Utvecklingsarbetet är fortlöpande.

Personalbristen har under flera års tid försvårat genomförandet av underhållet och investeringarna, men under år 2023 har man kunnat rekrytera personal till största delen av de lediga underhållsuppgifterna inom lokaltjänsterna, kommunaltekniska tjänsterna och Kyrkslätts vatten. Dessutom har man utvecklat personalens arbetsfördelning och uppgiftsbeskrivningar.

Kommunen satsar i fortsättningen allt kraftigare på underhåll av infraegendomen och årsreparationerna. I ramen för uppgörande av budgeten för år 2024 har beaktats behovet av anslag för underhållet med beaktande av den kraftiga ökningen av kostnadsindexet för fastighetsunderhåll under det senaste året. I fortsättningen säkerställer man planmässigt underhåll av fastigheterna även genom att genomföra byggnadsprojektet enligt livscykelmodellen.
Man har beslutat genomföra Gesterby skolcentrums, det gemensamma campusets och Nissnikun koulus byggnadsprojekt med livscykelmodellen, där fastighetens underhållsansvar för en bestämd tid blir kvar hos entreprenören.

I kommunens årliga budgeter har det anvisats ett anslag för reparationsprogram för fastigheter. Åren 2021-2022 har anslaget varit två miljoner euro. Dessutom har de senaste åren anvisats 0,4 milj. euro årligen för energieffektivitetsprojekt, och anslaget har höjts till 0,7 milj. euro år 2023. Beträffande infraegendomen anvisades i investeringsdelen i budgeten 2023 sammanlagt ca 6 milj. euro för saneringsobjekt/reparationsbyggande, och avsikten är att också i investeringsdelen i budgeten 2024 anvisa anslag för reparationsinvesteringar.

Kyrkslätts vatten låter våren 2023 göra upp två konsultutredningar i vilka bedöms Kyrkslätts vattens verksamhets nuläge. Arbetet utförs under våren 2023 och slutrapporten tillställs Kyrkslätts vatten i augusti.  Utredningsarbetets slutresultat är att konsulten i samarbete med affärsverkets ledning utarbetar ett utvecklingsprogram för åren 2024-2028, så att utvecklingsobjekten som observerats i utredningen kan korrigeras till en minst nöjaktig nivå. 

1.9
Svaret på fullmäktiges kläm är att budgetramen år 2023 gavs så att den inte inkluderade utvidgning av verksamheten utöver de lagstadgade förpliktelserna. Förutom vård- och omsorgstjänsterna höll man sig inom ramen och budgeten trots inflationsutvecklingen. Det är väsentligt att nya behov och förpliktelserna i lagen genomförs genom att effektivera den nuvarande verksamheten, varmed verksamhetsbidragets tillväxt förblir under kontroll. Det viktigaste är att ställa ett tillräckligt mål i proportion till investeringsnivån. 

Utvecklingen av årsbidraget påverkar också bl.a. genom lånens finansieringskostnader även investeringarna, för vilka ska uppställas gränser i euro, i synnerhet för de projekt som ökar driftsutgifterna efter ibruktagningen. Investeringsnivån påverkar behovet av låntagning om och när man inte kan täcka nya investeringar med årsbidraget. Med ramen styr man verksamhetsbidraget så att årsbidragets belopp konstateras vara tillräckligt så att lånebeståndets tillväxt hålls skälig och resultatet är ett klart överskott. I ramen framgår de stora förändringarna som påverkar utgiftsutvecklingen.

Vid fullmäktigeseminariet i maj presenterades de av Inspira Oy sammanställda ekonomiska scenariona för de kommande tio åren. Scenariona är nu på säkrare grund då välfärdsområdesreformens inverkan på kommunens ekonomi huvudsakligen är klar. Det finns flera externa riskfaktorer som påverkar basscenariot. I presentationen betonades tillräckligt årsbidrag med vilket man minskar lånetagning och förhindrar fördröjning av återbetalningen av lånen.

Den interna revisionen utvecklas genom att anställa en intern revisor år 2024 om man inte lyckas inleda detta tidigare med interna arrangemang.

2
justera protokollet för denna paragrafs del vid sammanträdet.

Beslut Kommunstyrelsen beslutade enhälligt enligt förslaget.

Redogörelse Revisionsnämnden har begärt av kommunstyrelsen utredningar om åtgärder som de rekommendationer som lyfts fram i utvärderingsberättelsen förutsätter.

 Revisionsnämnden rekommenderar att

 1

 det i Kyrkslätts kommun utarbetas ett personalprogram som riktar sig mot de strategiska målsättningarna. I programmet antecknas målsättningar och åtgärder för utvecklingen av personalen vilka ska utnyttjas i ledningen av kommunen.

 2

 den preciserade planen för balanseringen av ekonomin görs upp under år 2023. Rekommendationen fanns också i den föregående utvärderingsberättelsen.

 3

 eftersom investeringstakten fortsätter vara på en hög nivå de närmaste åren, inkomstfinansieringen och verksamhetsbidraget halveras till följd av välfärdsområdesreformen och balanseringen av ekonomin har fastställts som ett strategiskt mål, rekommenderar revisionsnämnden fortsättningsvis att man i kommunen fastställer en årlig investeringsnivå för tiden efter välfärdsområdesreformen (en uppskattning i euro av investeringskostnaderna, som med tanke på inkomstfinansieringen är på en hållbar nivå). Rekommendationen fanns också i den föregående utvärderingsberättelsen.

 4

 man i kommunen utarbetar en tydlig kommunikationsplan som genomskär hela kommunen och som tillämpas i verksamheten.

 5

 målet i utvärderingsberättelsen år 2021 att man i kommunen organiserar en intern revision fortfarande gäller. 

 6

 det är viktigt att de uppdaterade anvisningarna för intern kontroll behandlas i nämnderna och att man bedömer om verksamhetssätten iakttar dem. På så sätt försäkrar man sig om att kommens praxis stöder verksamhet enligt målen, lagar och förordningar i kommunen.

 7

 åtgärder för att iståndsätta Kyrkslätts vattens personalresurser vidtas genom att utveckla rekryteringen och genom att identifiera och utveckla organisationens bevarandekraftsfaktorer.

 8

 tillräckliga reparationsresurser reserveras för såväl vattenförsörjningsteknik som samhällsteknik.

  Revisionsnämnden konstaterar också att kommunfullmäktiges följande kläm inte genomförts: "För att främja den fortsatta uppföljningen av revisionsnämndens värdefulla arbete skulle det vara bra att kommunstyrelsen i sitt bemötande ger en tidtabell för genomförandet av åtgärderna som revisionsnämnden rekommenderar. Om kommunstyrelsen anser att det inte är nödvändigt att verkställa rekommendationen i fråga skulle det också vara bra att skriftligt motivera synpunkten i bemötandet. Välfärdsområdesreformen orsakar ett stort bortfall i kommunens skatteinkomster de kommande åren jämfört med tidigare Därför skulle det vara skäl att fästa särskild uppmärksamhet vid tidtabellen för rekommendationer i tidigare års utvärderingsberättelser som ännu är öppna och gäller ekonomin, såsom till exempel planen för balansering av kommunens ekonomi, organisering och resursering av intern revision som stöder processerna för intern kontroll, samt systematiskt administrerande av kommunens skuldbelopp och genomförande av åtgärder som har att göra med riskhantering".

  Man begärde att utredningarna föreläggs kommunfullmäktige för behandling senast i slutet av september. Man beaktar rekommendationerna i utvärderingsberättelsen i nämndernas budgetberedning och kommunstyrelsens beslut om budgetramen.

Beslutshistoria

Kommunfullmäktige 22.05.2023 § 40 

Beslutsförslag  

 Revisionsnämnden föreslår kommunfullmäktige att fullmäktige beslutar

1
anteckna utvärderingsberättelsen för år 2022 för kännedom

2
begära en utredning enligt kommunallagen av kommunstyrelsen om åtgärder som föranleds av utvärderingsberättelsen

3
att bemötandena ska föreläggas fullmäktige för behandling före utgången av september 2023, före behandlingen av det kommande årets budget.

Behandling Revisionsnämndens ordförande Ulla Seppälä presenterade ärendet vid sammanträdet.

Beslut Kommunfullmäktige beslutade enhälligt enligt förslaget.

Revisionsnämnden 03.05.2023 § 21 

Beslutsförslag  

 Revisionsnämnden godkänner och undertecknar utvärderingsberättelsen för år 2022 och föreslår kommunfullmäktige den.

Revisionsnämnden föreslår kommunfullmäktige att fullmäktige beslutar

1
anteckna utvärderingsberättelsen för år 2022 för kännedom

2
begära en utredning enligt kommunallagen av kommunstyrelsen om åtgärder som föranleds av utvärderingsberättelsen

3
att bemötandena ska föreläggas fullmäktige för behandling före utgången av september 2023, före behandlingen av det kommande årets budget.

Beslut Revisionsnämnden godkände och undertecknade utvärderingsberättelsen för år 2022 och föreslår kommunfullmäktige den.

Revisionsnämnden föreslår kommunfullmäktige att fullmäktige beslutar

1
anteckna utvärderingsberättelsen för år 2022 för kännedom

2
begära en utredning enligt kommunallagen av kommunstyrelsen om åtgärder som föranleds av utvärderingsberättelsen

3
att bemötandena ska föreläggas fullmäktige för behandling före utgången av september 2023, före behandlingen av det kommande årets budget.

Revisionsnämnden 26.04.2023 § 16 

Beslutsförslag  

 Revisionsnämnden bereder utvärderingsberättelsen för år 2022.

Beslut Revisionsnämnden beredde utvärderingsberättelsen för år 2022. Beredningen fortsätter vid nästa sammanträde.

Revisionsnämnden 12.04.2023 § 13 

Beslutsförslag  

 Revisionsnämnden bereder utvärderingsberättelsen för år 2022.

Beslut Revisionsnämnden beredde utvärderingsberättelsen för år 2022. Beredningen fortsätter vid nästa sammanträde.

Revisionsnämnden 29.03.2023 § 10 

Beslutsförslag  

 Revisionsnämnden bereder utvärderingsberättelsen för år 2022.

Beslut Revisionsnämnden beredde utvärderingsberättelsen för år 2022. Beredningen fortsätter vid nästa sammanträde.

Redogörelse Enligt 121 § i kommunallagen ska revisionsnämnden bedöma huruvida de målsättningar för verksamheten och ekonomin som fullmäktige har satt upp för kommunen och kommunkoncernen uppnåtts och huruvida verksamheten ordnats på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt. Resultaten av utvärderingen framgår av utvärderingsberättelsen. Fullmäktige behandlar utvärderingsberättelsen i samband med bokslutet. Kommunstyrelsen ger fullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder.