Kommunstyrelsen
Protokoll 22.06.2026/Paragraf 190

Kommunstyrelsen 22.06.2026 § 190  

435/07.03.02/2024 

Beredare IT-direktör Hannu-Pekka Poikonen

 Upphandlingsexpert Taina Väre

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Kommundirektör Virpi Sailas 

 Kommunstyrelsen beslutar

1
att Kyrkslätts kommun undertecknar ändringsavtalet som gäller Velora Verkkokauppa

2
höja det förväntade totala värdet av avtalet till 5 954 000,00 euro

3
befullmäktiga IT-direktören att bereda och underteckna de dokument som krävs

4
justera protokollet för denna paragrafs del vid sammanträdet.

Behandling Förvaltningsdirektör Jaana Suihkonen presenterade ärendet vid sammanträdet.

Beslut Kommunstyrelsen beslutade enhälligt enligt beslutsförslaget.

Redogörelse Bakgrund och mål

 Kommunstyrelsen har genom sitt beslut 13.5.2024 § 159 (435/2024) anslutit sig till den gemensamma upphandlingen som gäller Tieras webbutik. Kyrkslätts kommun använder en webbutikslösning som konkurrensutsatts genom gemensam upphandling av Velora Oy (tidigare Tiera Ab) som upphandlingskanal för olika IT-enheter, särskilt bärbara datorer. Under år 2026 har marknadsläget för dessa produkter förändrats på ett oväntat sätt.

 Ett citat (originalet på finska, här översatt till svenska) ur ett meddelande om avtalsändring publicerat i systemet Hilma (TED EF38, julkaistu 7.4.2026):

 ”Delområde 2 i 520192 Avtal OA2 ändras. Genom avtalsändringen ändras prissättningen av ramavtalet och avtalsvillkoren för hur priserna bestäms. Ändringen gäller varken föremålet för upphandlingen, ramavtalets struktur eller avtalets tillämpningsområde, utan är begränsad enbart till prissättningsvillkoren i ett exceptionellt marknadsläge.   Ändringarna riktas endast till de produktgrupper och beställningssätt där konsekvenserna av de exceptionella omständigheterna har identifierats. Ändringarna gäller under begränsad tid och upphör genom beslut av upphandlingsenheten när de exceptionella förhållandena anses ha upphört. Genom avtalsändringen ändras inte ramavtalets allmänna karaktär.”

 Mer information om avtalsändringen i annonsen i Hilma (citatet ursprungligen på finska, här översatt till svenska):

 ”Avtalsändringen baserar sig på 136 § 2 mom. 3 punkten i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016). Det är en förändring i omständigheterna som en omsorgsfull upphandlingsenhet inte har kunnat förutse. Ändringen påverkar dock inte upphandlingsavtalets allmänna karaktär. Det har inträffat en exceptionell och snabb förändring i marknadsläget. Detta har lett till utmaningar med tillgången till produkter och oförutsedda prisändringar i produktionskedjan. Det är en exceptionell marknadsstörning som inte beror på avtalsparterna. Varken upphandlingsenheten, tillverkarna, underleverantörskedjorna eller leverantören har kunnat förutse eller förhindra detta genom omsorgsfull verksamhet, och konsekvenserna av detta återspeglas i stor utsträckning på hela sektorn. Avtalsändringen är nödvändig för att trygga upphandlingen och tillgången till apparater. Ändringen påverkar inte det maximivärde som anges i upphandlingsannonsen om ramavtalet, och inte heller blir ramavtalet efter ändringen ekonomiskt fördelaktig för någondera avtalsparten.”

 Orsaken till den oförutsedda prisökningen är dels den globala bristen på komponenter, dels konsekvenserna av konflikten i Iran för logistiken mellan Asien och Europa. Komponentbristen orsakas särskilt av byggandet av stora datacenter i samband med utvecklingen av artificiell intelligens.

 Ändringen försvagar avtalsvillkoren ur Kyrkslätts kommuns perspektiv eftersom de priser som angetts vid beställningen av apparater kan stiga fram till leveransen om partipriserna råkar öka snabbt. Om prisökningen är över 20 % kan beställaren annullera beställningen.

 Om Kyrkslätts kommun inte godkänner avtalsändringen kommer det begränsningar i servicens produktinnehåll, och leverantören kan inte nödvändigtvis leverera de produkter som kommunen behöver. ICT-tjänsterna har vidtagit andra åtgärder för att bromsa kostnaderna för apparater bl.a. genom att granska de apparatmodeller och konfigurationer som beställs.

 Upphandlingens förväntade värde per delområde räknat för fyra år är i det ursprungliga beslutet:

-          Delområde 1 Arbetsstationer ca 4 400 000,00 euro

-          Delområde 2 Mobilapparater ca 640 000,00 euro

-          Delområde 3 Skrivare, multifunktionsapparater, förnödenheter och  utskrivningstjänster ca 20 000,00 euro

-          Delområde 4 Presentationsteknik och utrymmeslösningar ca 40 000,00 euro

-          Delområde 5 Servrar, lagringssystem, nätverksutrustning och förnödenheter ca 40 000,00 euro

-          Delområde 8 Programvara, licenser och molntjänster ca 300 000,00 euro

-          Delområde 9 Livscykel- och sakkunnigtjänster samt övriga tjänster ca 10 000,00 euro

 På grund av marknadsläget är det skäl att vara beredd på en ökning av de totala kostnaderna. Med iakttagande av längden på avtalsperioden, som börjat år 2024, beräknas att kostnadsnivån på delområdena 1 och 2 kan öka från det planerade. Prisökningen som gäller dessa beräknas vara ca 10 % av den ursprungliga beräkningen. Således är det nya beräknade totala värdet av avtalet 5 954 000,00 euro. 

 Tidtabell

 I princip gäller behovet av ändring av avtalet beställningar efter 1.5.2026. I praktiken har de största apparatanskaffningarna år 2026 redan genomförts innan detta. Det skulle dock vara värt att rekommendera att avtalsändringen undertecknas i juni för att säkerställa höstens verksamhet.

 Ekonomiska konsekvenser

 På grund av bristen på komponenter till IT-enheter har priserna redan ökat med ca 30 % på mindre än ett år. Avtalsändringen orsakar inte i sig prisökningar men ökar i någon mån osäkerheten kring ekonomiförvaltningen. Det aktuella marknadsläget är mycket osäkert, och det är just nu inte möjligt att beräkna hur länge marknadsstörningen fortsätter. 

 Befogenheter: Kyrkslätts förvaltningsstadga 96 § (kommunstyrelsens befogenheter i en gemensam upphandling vars uppskattade värde överstiger 500 000 euro). Kommunstyrelsen har fattat beslut om utnyttjande av gemensam upphandling, och därmed föreläggs också kommunstyrelsen beslutet om ändringsavtalet.

 Bilagor:

 Bilaga 1 Allmänna leveransvillkor, 1.5.2026