Kommunstyrelsen
Protokoll 08.06.2026/Paragraf 167

Kommunstyrelsen 08.06.2026 § 167  

744/02.08.00.01/2025 

Beredare IT-direktör Hannu-Pekka Poikonen

 IT-planerare Sami Juntunen

 IT-planerare Mika Helisten

 IT-planerare Lassi Yli-Mäyry

 IT-planerare Juha Näppi

 IT-planerare Janne Tapper,

 Upphandlingsexpert Taina Väre

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Förvaltningsdirektör Jaana Suihkonen dÃ¥ kommundirektören är frÃ¥nvarande  

 Kommunstyrelsen beslutar:

1
inleder anbudsförfarandet för upphandling av grundläggande datateknik

2
befullmäktigar IT-direktören att bereda och publicera anbudsförfarandet samt göra smärre preciseringar och tekniska korrigeringar i det

3
att upphandlingsbeslutet föreläggs kommunstyrelsen för separat beslut

4
justera protokollet för denna paragrafs del vid sammanträdet.

Behandling IT‑direktör Hannu‑Pekka Poikonen var närvarande vid sammanträdet och redogjorde för ärendet kl. 16.35–17.22.

Beslut Kommunstyrelsen beslutade enhälligt enligt beslutsförslaget.

Redogörelse 1. Bakgrund och mÃ¥l

Sättet att genomföra ICT-tjänsterna i Kyrkslätts kommun har bedömts med stöd av en utomstående sakkunnig år 2025. I utredningen konstateras att resursfördelningen av ICT-tjänsterna länge har varit på otillräcklig nivå, verksamhetens kontinuitet utsätts för betydande risker och det finns brister i utvecklingsförmågan.

Den centrala slutsatsen av utredningen har varit att kommunen bör övergÃ¥ frÃ¥n den nuvarande produktionsmodellen för ICT-tjänster mot en serviceproducentroll, där produktionen av grundläggande IT-tjänster överförs till externa serviceproducenter. 

 MÃ¥let är att:

•          lediggöra resurser frÃ¥n det operativa arbetet för utveckling av digitaliseringen enligt sektorernas behov

•          förbättra servicens kvalitet och driftsäkerhet genom att utnyttja den valda leverantörens organisations kompetens och resurser

De behövliga samtal som gäller den kommande ändringen har förts med ICT-tjänsternas egen personal enligt personaltjänsternas anvisningar 2.3.2026 och 28.5.2026.

 2. FöremÃ¥l för upphandlingen

Föremål för upphandlingen är helheten av grundläggande IT-tjänster, som består av flera delar som hänger ihop med varandra. De centrala delområdena i upphandlingen är:
 

•          användarsupport (IT Service Desk och närsupport)

•          livskraftstjänster för terminalmiljön (leverans av utrustning som option)

•          trÃ¥dbundet och trÃ¥dlöst nät i kommunens lokaler (kommunhuset, skolor, daghem osv.)

•          ersättning av kommunens egen IT-maskinhall, som är i slutet av sin tekniska livslängd, med serviceproducentens drifts- och kapacitetsservice

•          experttjänster i anslutning till underhÃ¥llet av den tekniska miljön

Det är en omfattande helhet av ändringar där en stor del av den nuvarande ICT-serviceproduktionen övergår till en vald extern leverantör. Upphandlingen gäller kärnfunktioner i kommunens grundläggande datateknik och är en av kommunens mest centrala strategiska upphandlingar inom ICT-verksamhet.

 Genom upphandlingen:

•          förnyas servicemodellen för ICT-tjänster

•          byggs en modern IT-servicehantering enligt bästa praxis inom branschen

•          säkerställs tjänsternas kontinuitet och utvecklingsbarhet

•          skapas grund för utvecklingen av digitaliseringen i kommunen

Upphandlingens omfattning och innehåll beskrivs närmare i anbudsbegäran och dess bilagor (bl.a. beskrivning av föremålet för upphandlingen och definition av kraven).

 3. Upphandlingsförfarande

Genomförandet av förnyandet av den grundläggande datatekniken förutsätter att tjänsterna konkurrensutsätts som offentlig upphandling, varvid en upphandlingsannons ska publiceras i den elektroniska annonskanalen för offentliga upphandlingar (HILMA) och vidare i tillägget till Europeiska gemenskapernas officiella tidning (S-serien) samt i TED-databasen (Tenders Electronic Daily), om upphandlingens förväntade värde överskrider EU-tröskelvärdet som tillämpas på upphandling av varor och tjänster 221 000 euro. I anbudsbegäran och dess bilagor i anslutning till upphandlingsannonsen anges de centrala kraven på föremålet för upphandling.

Upphandlingen genomförs som öppet förfarande. De centrala villkoren för upphandlingen definieras i anbudsbegäran och dess bilagor.

Av de anbud som inkommit på basis av konkurrensutsättning väljs det totalekonomiskt fördelaktigaste anbudet. Totalekonomiskt fördelaktigast är det anbud som är bäst med tanke på förhållande mellan pris och kvalitet.

I frÃ¥ga om kvaliteten är jämförelsegrunder bl.a. V2- och V3-kraven som poängsätts, den kompetens och erfarenhet som de nyckelpersoner som deltar i tjänsten har, beskrivning av implementeringsprojektet och en skriftlig utredning enligt blanketten Bilaga XXX Vaatimuslomake (kravblankett). 

 4. Tidtabell (beräkning)

•          inledande av anbudsförfarandet: veckan som börjar 8.6.2026

•          inlämningstid för anbud: 24.8.2026 (datumet preciseras enligt starttidpunkten)

•          behandling av upphandlingsbeslutet i kommunstyrelsen: september 2026

•          ingÃ¥ng av avtal med den valda leverantören: september 2026

•          implementeringsprojekt: hösten 2026–vÃ¥ren 2027 (preciseras i samarbete med den valda leverantören)

 5. Ekonomiska konsekvenser

Målet för upphandlingen är att förbättra kostnadernas förutsebarhet och möjliggöra långsiktig utveckling av ICT-verksamheten.

Enligt marknadsdialogen är upphandlingens totalvärde ca 8 000 000 € räknat för en livscykel på fyra år inklusive engångskostnaderna för implementeringsfasen.

Kostnaderna preciseras på basis av det slutliga anbud som vinner konkurrensutsättningen. Eventuellt utvidgningsbehov under de kommande åren har beaktats i upphandlingens förväntade värde, den faktiska faktureringen baserar sig på kommunens egna behov.

 6. Personalinverkningar

Upphandlingen ändrar produktionsmodellen för ICT-tjänsterna så att kommunens roll fokuseras på ledning och utveckling av tjänsterna. Den operativa produktionen övergår delvis till den valda serviceproducenten.

Befogenheter: Kyrkslätts förvaltningsstadga 96 § (kommunstyrelsens befogenheter i en gemensam upphandling vars uppskattade värde överstiger 500 000 euro)

Bilagor

Anbudsbegäran med bilagor ingår som bilagor till föredragningslistan. Anbudsbegäran och dess bilagor är ännu inte offentliga (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 1999/621; 6 § 1 mom. punkt 2). Anbudsförfrågan med bilagor blir offentliga först när den har undertecknats eller den har bekräftats på annat sätt.

Förteckning över bilagorna till anbudsbegäran:

Bilaga 1 Beskrivning av föremålet för upphandlingen

Bilaga 2 Referens- och underleverantörsblankett

Bilaga 3 Kravdefinition

Bilaga 4 Prisblankett

Bilaga 5 Anbudsanvisningar

Bilaga 6 Avtalsutkast med egna underbilagor

Bilaga 7 Bilagor som gäller överlåtelse av rörelse