Kommunstyrelsen
Protokoll 10.03.2025/Paragraf 74

Kommunstyrelsen 10.03.2025 § 74  

514/07.03.00/2024 

Beredare Förvaltningsdirektör Jaana Suihkonen

 kommunjurist Hannu Sorvari

 IT-chef Lea Blomberg

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Kommundirektör Virpi Sailas 

 Kommunstyrelsen beslutar befullmäktiga kommunjuristen att häva utläggningsavtalet med meddelande som ingår som bilaga.

Behandling Förvaltningsdirektör Jaana Suihkonen presenterade ärendet vid sammanträdet.

Beslut Kommunstyrelsen beslutade enhälligt enligt förslaget.

Redogörelse Kyrkslätts kommunstyrelse har 24.6.2024 för sin del godkänt avtalet mellan kommunen och Kommunernas Tiera om utläggning av ICT-maskinsalen. Syftet har varit anskaffning av maskinsalstjänster och maskinsalsinfrastruktur som kapacitetstjänst från Tieras maskinsal. I kommunens maskinsal är servrarna i huvudsak i slutet av sin livscykel. Dessutom minskar köp av kapacitetstjänster kommunens risker i fråga om dataskyddsproblem och investeringar samt befriar personalresurser för andra uppgifter. Fördelen med externa kapacitetstjänster är bättre cybersäkerhet, mindre risker för serviceavbrott, skalbarhet enligt behov och månatlig fakturering enligt den faktiska kapaciteten. Enligt Tieras löfte skulle servrarna kopieras till två fysiskt separata maskinsalar som uppfyller VAHTI3-klassificeringens krav, och de mest kritiska servrarna skulle övervakas dygnet runt. Detta skulle förbättra IT-tjänsternas och hela serviceproduktionens driftsäkerhet. Kapacitetstjänster är på lång sikt ett sannolikt fördelaktigare alternativ jämfört med egen maskinsal eftersom de skalar sig mer flexibelt efter behoven som förändras.

 Syftet var att få en maskinsalsövergången färdig senast i slutet av år 2024 med hänvisning till ovan nämnda detaljer som gäller de datatekniska resurserna och säkerheten. Syftet var att befria personalresurser för kommande utvecklingsprojekt som redan planerats. Genast efter att avtalet trätt i kraft i augusti 2024 strävade kommunen efter utläggning av maskinsalen och krävde att utläggningen skulle bli skött under hösten 2024. Detta blev dock fördröjt, och Tiera ville till skillnad från det ursprungliga avtalet erbjuda en annorlunda lösning i utläggningen. Kommunen var inte alls förberedd på detta. Den nya lösningen används ännu inte i stor utsträckning, utan kommunen skulle ha hamnat i en situation som liknar ett tekniskt pilotförsök, och kommunen ville inte göra detta.

 Kommunens uppfattning är att leverantören har förstått kommunens brådskande tidtabell som ett väsentligt avtalsvillkor, men trots detta har fokus på genomförandet av avtalet förflyttats till att man säljer en lösning som inte motsvarar det ursprungliga avtalet till kommunen. Själva utläggningen av maskinsalen har blivit försenad och har inte genomförts senast i december 2024.

 Kommunen har skickat Kommunernas Tiera Ab ett preliminärt meddelande om hävning av avtalet daterat 18.12.2024 (se bilagan). Meddelandet är preliminärt eftersom man där har beaktat att det egentliga beslutsfattandet om hävning av avtalet hör till kommunstyrelsen.

 Kommunernas Tiera Ab har, efter att ha mottagit kommunens meddelande, begärt ytterligare förhandlingar i ärendet, vilket kommunen har gått med på. Båda parterna har en gemensam vilja att hitta en lösning på problemet med serverhallen. Ytterligare förhandlingar mellan representanter för Kyrkslätts kommun (Jaana Suihkonen, Lea Blomberg, Janne Tapper och Hannu Sorvari) och representanter för Kommunernas Tiera Ab har hållits den 29 januari 2025 och den 12 februari 2025. Under förhandlingarna har Tiera presenterat sin plan på nytt. Den för kommunen väsentliga frågan, nämligen den omedelbara användningen av serverhallen, har dock inte ingått i den plan som beskrivits under tilläggsförhandlingarna.

 När kommunens förhandlare begärde ett förtydligande om vilken exakt verksamhetsmodell som realistiskt skulle kunna komma i fråga som en lösning på kommunens behov av serverhall, meddelade Kommunernas Tiera Ab att tillgången till serverhallar för Kyrkslätt beror på åtgärder från företagets externa partners. Förhandlingspartnern kunde därför inte heller under tilläggsförhandlingarna presentera en realistisk tidsplan som tillfredsställer Kyrkslätts kommun. Under förhandlingarna erbjöd Kommunernas Tiera Ab fortfarande en molnbaserad lösning, som skiljer sig från den produkt och de upphandlingsvillkor som kommunen ursprungligen hade förbundit sig till och behövde. Med tanke på att lösningen för att komplettera serverhallen borde ha varit klar under hösten 2024, konstaterade kommunens förhandlingsgrupp efter två ytterligare förhandlingar att kommunen inte kan godkänna förslaget och därför håller fast vid planen att säga upp avtalet. Förhandlingsgruppen konstaterar att de ytterligare förhandlingarna inte förändrar situationen, så de anser att upphävningen av avtalet är den rätta lösningen.

 Kyrkslätts kommunstyrelse fattar det slutliga beslutet i ärendet baserat på förslaget från informationsförvaltningen och expertgruppen som deltog i förhandlingarna.  Om kommunstyrelsen godkänner förslaget om hävning av avtalet, träder upphävningen i kraft och  kommunen kommer under år 2025 att konkurrensutsätta infrastrukturen för maskinsalen med tillhörande tjänster. Om hävningsförslaget avslås i kommunstyrelsen har kommunen förbehållit sig möjligheten att fortsätta avtalsförhandlingarna så att avtalet ändras till fördel för kommunen.