Nämnden för lokaltjänster
Protokoll 26.02.2025/Paragraf 14

Nämnden för lokaltjänster 26.02.2025 § 14  

161/02.08.00.01/2025 

Beredare upphandlingsexpert Taina Väre,

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Kommunutvecklingsdirektör Anna-Kaisa Kauppinen 

 Nämnden för lokaltjänster beslutar:

1.
avbryta Kyrkslätts kommuns upphandling av små ospecificerade byggnads- och VVSE-tekniska arbeten,

2.
hålla anbuden på Kyrkslätts kommuns små ospecificerade byggnads- och VVSE-tekniska arbeten hemliga,

3.
inleda på nytt beredningen av anbudsförfarandet för upphandling av små ospecificerade byggnads- och VVSE-tekniska arbeten i Kyrkslätts kommun,

4.
befullmäktiga kommunens centraliserade upphandlingsenhet att göra en direktupphandling av små ospecificerade byggnads- och VVSE-tekniska arbeten i databasen Hilma

5.
befullmäktiga kommunens centraliserade upphandlingsenhet att villkorligt fråga efter förlängning av avtalen med de nuvarande entreprenörerna på avtallsvillkoren i de gällande avtalen

6.
befullmäktiga kommunutvecklingsdirektören att underteckna förlängning av de gällande avtalen så att de nuvarande avtalen gäller tills avtalen om nytt anbudsförfarande har undertecknats,

7.
justera protokollet för detta sammanträdesärendes del vid sammanträdet.

 

Enligt 131 § 1 mom. i lagen om offentlig upphandling och koncession får den upphandlande enheten efter att upphandlingsbeslutet fattats vid direktupphandling som överstiger EU-tröskelvärdet sända en annons om direktupphandlingen för publicering innan upphandlingskontraktet ingås. Upphandlingskontraktet kan då ingås tidigast 14 dagar efter det att annonsen har publicerats i Europeiska unionens officiella tidning.

I beslutsfattandet har lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) iakttagits.

Behandling 

Beslut Nämnden för lokaltjänster beslutade enligt beslutsförslaget.

Redogörelse Kyrkslätts kommun har med en anbudsbegäran daterad 20.12.2024 begärt anbud på små ospecificerade byggnads- och VVSE-tekniska arbeten i Kyrkslätts kommun.

 Föremål för upphandlingen är små ospecificerade byggnads- och VVSE-tekniska arbeten som utförs enligt ramavtalsprincipen på de villkor som bestäms i anbudsbegäran och dess bilagor. Upphandlingen görs som ramavtal så att man väljer åtta (8) entreprenörer för små ospecificerade byggnads- och VVSE-tekniska arbeten, om det finns tillräckligt många anbudsgivare som uppfyller behörighetsvillkoren och godkännbara anbud. Anbudsgivare ställs inte i prioritetsordning.

 Anbudsbegäran och det upphandlingsavtal som ska ingås på basis av är inte indelad i delar.

 Upphandlingens beräknade värde är 14 400 000,00 euro (moms 0 %).

 Avtalsperioden är fyra år.

 Kyrkslätts kommun förbinder sig inte till någon mängd som ska upphandlas.
 

 Upphandlingsförfarande

 Ett anbudsförfarande ordnades med öppet förfarande. 

 Jämförelsegrunderna för anbudet är totalekonomisk förmånlighet med förhållandet mellan pris och kvalitet på anbudet som grund. Prisets vikt i jämförelsen är 70,00 % (max 70,00 poäng) och kvalitetens 30,00 % (max 30,00 poäng).

 Frågor som gällde anbudsbegäran skulle skickas till leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi senast 10.1.2025 kl. 12:00:00. Det kom in 4 frågor som gällde anbudsbegäran.  Upphandlingsenheten korrigerade och klargjorde uppgifterna i bilaga 9 till anbudsbegäran ”Referenssilomake” (Referensblankett), och därför publicerades en uppdaterad version av bilaga 9 ”Referenssilomake”. En annons om den preciserade anbudsbegäran publicerades på leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi (Cloudia) och databasen Hilma 5.1.2025 samt i databasen TED 6.1.2025. 

 Anbuden skulle lämnas till leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi senast 31.1.2025 kl. 12:00:00.

 Anbud 

 Inom den utsatta tiden före 31.1.2025 kl. 12:00:00 inkom 25 anbud som öppnades elektroniskt i leverantörsportalen Tarjouspalvelu.fi, och ett (1) anbud lämnades till kommunens servicekontor 30.1.2025.  

 Anbudsbegäran avbröts efter att den utsatta tiden 31.1.2025 kl. 12:00:00 gått ut.

 Motiveringar

 Lagrum och rättsnormer som tillämpas

 Enligt 125 1 mom. § i lagen om offentlig upphandling och koncession får upphandlingsförfarandet avbrytas endast av en faktisk och grundad anledning. I avgörandet gällande avbrytande av upphandling tillämpas det som föreskrivs om upphandlingsbeslutet i 123 § i upphandlingslagen. 

 I rättspraxis har fel eller flertydighet i anbudsbegäran ansetts som godtagbar orsak att avbryta ett upphandlingsförfarande, bl.a. C-244/02 Kauppatalo Hansel Oy, MD:671/15, MD:29/21, HFD:2017:110.

 Motiveringar till avbrytande av upphandlingen

 Inom rättspraxis har etablerat konstaterats att avbrytande av upphandlingsförfarande inte förutsätter förekomsten av allvarliga eller exceptionella faktorer. 

 Upphandlingsenheten har efter tidsfristen för inlämning av anbud märkt att innehållet i anbudsbegäran är oklar, framför allt vad gäller bilaga 9 till anbudsbegäran ”Referenssilomake” och upphandlingsdokumentet ESPD. Anbudsbegäran kan inte korrigeras på annat sätt än genom att avbryta upphandlingen och publicera en ny anbudsbegäran. 

 På bilaga 9 till anbudsbegäran ”Referenssilomake” är innehållskravet i det ifrågavarande referenskravet 1 ”kort beskrivning” av produktion av referenskundens små ospecificerade byggnads- och VVSE-tekniska arbeten inte rätt dimensionerad i proportion till upphandlingens karaktär, användningsändamål och omfattning. Lämplighetskravet i bilaga 9 ”Referenssilomake” till anbudsbegäran ska preciseras att motsvara användningsändamålet för och innehållet i små ospecificerade byggnads- och VVSE-arbeten samt omfattningen av små arbeten. Ändring av lämplighetskraven mitt under upphandlingsförfarandet är en väsentlig ändring i anbudsbegäran.  

 Dessutom är lämplighetskravet i anbudsbegäran som gäller den ekonomiska situationen och den finansiella ställningen överdimensionerad i proportion till användningsändamålet för och omfattningen av upphandlingen av små ospecificerade byggnads- och VVSE-arbeten, speciellt när det gäller VVSE-arbeten. Ändring av lämplighetskraven mitt under upphandlingsförfarandet är en väsentlig ändring i anbudsbegäran. 

 Upphandlingsenheten ska bereda upphandlingen på nytt för att säkerställa jämlikt och icke-diskriminerande bemötande av anbudsgivarna, anbudens förenlighet med anbudsbegäran samt jämförbarhet. Upphandlingsprocessen måste startas på nytt, och den nya anbudsbegäran publiceras så fort som möjligt efter korrigeringen av anbudsbegäran.

 Därmed konstaterar upphandlingsenheten att grunden för avbrytande är verklig och motiverad och att avbrytandet inte diskriminerar anbudsgivare.

Sekretess 

 Anbudshandlingarna är enligt 24 § 1 mom. 17 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet sekretessbelagda tills upphandlingsenheten har fattat beslut om ett nytt upphandlingsförfarande efter detta avbrytande.

 Förlängning av avtalsperioden för gällande avtal

 Nämnden för lokaltjänster har 31.3.2022 § 28 fattat beslut om upphandling av små ospecificerade byggnads- och VVSE-arbeten, där det upphandlingsavtalets förväntade värde är 10 000 000,00 euro (moms 0 %).

 Enligt 136 § 2 mom. 3 punkten i upphandlingslagen är det tillåtet att göra en ändring i upphandlingskontraktet utan ett nytt upphandlingsförfarande om behovet av ändringen har uppstått till följd av omständigheter som en omdömesgill upphandlande enhet inte hade kunnat förutse och ändringen inte påverkar kontraktets övergripande karaktär, 

 I 136 § 3 mom. i upphandlingslagen konstateras dessutom: ”Värdet av den ändring som avses i 2 mom. 2 och 3 punkten får inte vara mer än 50 procent av värdet av det ursprungliga kontraktet. Om flera ändringar som avses i 2 mom. 2 eller 3 punkten görs successivt ska varje ändring bedömas separat. Sådana på varandra följande ändringar får inte syfta till att kringgå bestämmelserna i denna lag.”

 Kommunen gör på ovan nämnda grunder en avtalsändring som gäller upphandling i de gällande avtalen. Avtalsändringen påverkar inte avtalets övergripande karaktär, och värdet av avtalsändringen överskrider inte 50 procent av det ursprungliga avtalets värde.

 Enligt 41 § 2 mom. i upphandlingslagen får den upphandlande enheten göra en direktupphandling när ett nytt byggentreprenadskontrakt eller en ny tjänsteupphandling som motsvarar en tidigare byggentreprenad eller tjänsteupphandling ingås med den ursprungliga leverantören. En direktupphandling kan göras högst tre år efter det att det ursprungliga kontraktet ingicks. 

 De gällande avtalen för små ospecificerade byggnads- och VVSE-arbeten upphör 3.5.2025. Upphandlingsenheten inner inte omsorgsfullt göra en ny konkurrensutsättning förrän avtalen upphör. Upphandlingsenheten ber de nuvarande entreprenörerna att villkorligt förlänga upphandlingsavtalen tills avtalen om ny konkurrensutsättning träder i kraft. De nuvarande avtalen förlängs med nuvarande avtalsvillkor. 

 Förlängningen av avtalen påverkar inte avtalens övergripande karaktär, eftersom förlängningen av avtalen baserar sig på exakta och entydiga avtalsvillkor i avtalen om upphandling. Förlängningen av avtalet beror på omständigheter som kommunen inte har kunnat förutse.

 De undertecknade avtalen i ramavtalet om upphandling av små ospecificerade byggnads- och VVSE-arbeten överskrider inte tidsfristen om tre år efter ingåendet av det ursprungliga avtalet. De gällande avtalen undertecknades i april–maj 2022. 

 Ändringar i avtal om upphandling av små ospecificerade byggnads- och VVSE-arbeten har inte tidigare gjorts. Avtalsändringens beräknade värde är 2 000 000,00 euro (moms 0 %).

 Upphandlingsenheten förbinder sig inte till någon viss upphandlingsmängd eller något visst upphandlingsvärde.

 Beslutsgrund

  Befogenheterna till det här beslutet grundar sig på Kyrkslätts kommunfullmäktiges beslut 9.12.2024 § 106.