Kommunstyrelsen
Protokoll 25.03.2024/Paragraf 90

Kommunstyrelsen 25.03.2024 § 90  

995/07.01.03/2020 

Beredare Informationshanteringschef Jukka Helle

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Kommundirektör Virpi Sailas 

 Kommunstyrelsen beslutar

1
bekräfta avgifterna för kommunens handlingar och åtgärder enligt den bifogade prislistan och

2
ta prislistan i bruk fr.o.m. 1.4.2024.

Beslut Kommunstyrelsen beslutade enhälligt enligt förslaget.

Redogörelse Bakgrund

 Kyrkslätts kommun har en gällande prislista för avgifter för handlingar som förvaras i kommunens centralarkiv och registratur och kopior av digitala filer och utskrifter (kommunstyrelsen 9.11.2020 § 401). Kommunallagen (410/2015) förutsätter en sådan prislista.

 Största delen av beställningarna av handlingar (cirka 90 %) gäller dock byggnadstillsynshandlingar. Då görs beställningen via lupapiste.fi, även om handlingarna finns i kommunens centralarkiv. Avgiften betalas elektroniskt direkt via lupapiste.fi och enligt lupapiste.fi:s prislista.

 Utöver informationsbegäranden riktade till kommunens centralarkiv och registratur samt beställningar via lupapiste.fi skickas det till kommunen också informationsbegäranden som gäller informationsmaterial som innehas av serviceområdena. Det har framkommit att kommunen saknar gällande prislista som kommunallagen förutsätter i fråga om dessa informationsbegäranden.

 Det är ändamålsenligast att en enhetlig prislista tillämpas på alla informationsbegäranden riktade till kommunen.

Motiveringar

Enligt offentlighetslagen (621/1999) 34 § tas ut en avgift för utlämnande av en uppgift som kopia eller utskrift. Avgiften bestäms och tas ut enligt 90 § i kommunallagen (410/2015), dvs. kommunens förvaltningsstadga ska innehålla behövliga bestämmelser.

Enligt 87 § i förvaltningsstadgan beslutar kommunstyrelsen om avgiftsgrunderna och beloppen i euro. I 88 § i förvaltningsstadgan bestäms dessutom om principerna för avgifter för utlämnande av handlingar så att

1. en avgift per sida tas ut för ett utdrag, kopior eller någon annan utskrift
2. en fast avgift som graderas enligt hur krävande informationssökningen är tas ut för att få fram en uppgift eller annan särskild åtgärd.

I vissa fall enligt 34 § i offentlighetslagen tas ingen avgift ut. Dessa har räknats upp i punkt 1 på prislistan, som ingår som bilaga.

Praxis som ska föreslås inom Kyrkslätts kommun

Den prislista som här föreslås baserar sig på den gällande prislistan som gäller kommunens centralarkiv och registratur. Omfattningen av prislistan har utvidgats så att den också kan tillämpas på alla informationsbegäranden som gäller informationsmaterial inom alla serviceområden. Prislistan har också uppdaterats att motsvara ökningen av den allmänna kostnadsnivån och nivån på motsvarande prislistor i andra kommuner.

Kopieringsavgiften skulle vara 1 € för en A4-sida, 2 € för en A3-sida. Priset för skanning skulle vara 1,00 € oavsett storleken på handlingen i original. Det föreslås ingen separat skanningsavgift.

Priset för informationssökning på uppdrag skulle vara 60 € per timme. De första 30 minuterna skulle vara avgiftsfria. Avgiftsbelagda uppdrag utförs bara om man på förhand har kommit överens om detta med kunden. I brådskande fall skulle debiteringen vara dubbel.

För foton, audio- och videoinspelningar och andra specialmaterial samt expeditioner, kartor, byggnadsritningar och motsvarande specialkopior och -utskrifter i större storlek än A4 skulle alla arbets- och materialkostnader debiteras till fullt belopp. Om till exempel användning av specialapparatur gör det omöjligt att skicka specialkopior eller -utskrifter till kommunen skulle det vara möjligt att till dessa delar överföra uppdraget till en utomstående serviceproducent. Uppdragsgivaren skulle betala kostnaderna för dessa direkt till serviceproducenten.

Förrättningsavgiften skulle vara 3,00 €.

Enligt 34 § i offentlighetslagen finns det fall då ingen avgift tas ut. Dessa har räknats upp på prislistan, som ingår som bilaga. Dessutom förslås att ingen avgift tas ut i sådana fall där det är fråga om

• samarbete mellan myndigheter,
• partsoffentlighet,
• en kommunal tjänsteinnehavares eller arbetstagares utkomst eller
• en kommunal tjänsteinnehavares innehav av förtroendeuppdrag.