Byggnads- och miljönämnden
Protokoll 23.01.2024/Paragraf 5

Byggnads- och miljönämnden 23.01.2024 § 5  

840/00.01.02/2023 

Beredare Kommundirektör Virpi Sailas

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Ledande byggnadsinspektör Daniel Grönroos  

 Byggnads- och miljönämnden beslutar ge sina synpunkter om de etiska reglerna och om anvisningen för behandlingen av osakligt beteende i förtroendeorganen.

Behandling Byggnads- och miljönämnden beslutade behandla paragraf 5 efter "Byggnadstillsynens anmälningsärenden". Paragrafens nya nummer är 5.

 Saara Huhmarniemi föreslog följande anvisning:

 "I direktiven blir ansvaret för ingripande på den person som upplever osakligt beteende. I direktiven är det bra att också betona ansvaret hos andra än dem som upplevt osakligt beteende att ingripa i situationen och erbjuda en tydlig verksamhetsmodell för detta, till exempel direkt kontakt med en trakasserikontaktperson.

 Till goda verksamhetssätt hör också att hålla sig till de ärenden som behandlas i inläggen och respektera andras tid."

 Förslaget understöddes av Henry Scheinin, Pertti Panula, Edla Niemi och Leena Virkki. Ordföranden hörde sig för om förslaget kan godkännas enhälligt. Förslaget godkändes enhälligt.

 Kommundirektör Virpi Sailas var närvarande under behandlingen av denna paragraf och lämnade sammanträdet efter behandlingen av paragrafen kl. 17.56.

 Kim Männikkö lämnade sammanträdet efter behandlingen av paragrafen kl. 17.56.

Beslut Byggnads- och miljönämnden beslutade i enlighet med beslutsförslaget och gav följande anvisningar:

I direktiven blir ansvaret för ingripande på den person som upplever osakligt beteende. I direktiven är det bra att också betona ansvaret hos andra än dem som upplevt osakligt beteende att ingripa i situationen och erbjuda en tydlig verksamhetsmodell för detta, till exempel direkt kontakt med en trakasserikontaktperson.

Till goda verksamhetssätt hör också att hålla sig till de ärenden som behandlas i inläggen och respektera andras tid.

Redogörelse Kyrkslätts kommuns etiska regler har uppgjorts som stöd för ett fungerande ledarskap och samarbete i kommunen samt för att öka öppenheten om gemensamma verksamhetssätt. Beredningen av reglerna utgör en del av förnyandet av kommunens strategi och verkningsfullt verkställande av den. Avsikten är att de etiska reglerna godkänns i samband med godkännandet av Kyrkslätts nya kommunstrategi i början av år 2024. De av fullmäktige godkända etiska reglerna fungerar samtidigt också som en strategins handlingsinstruktion, som skapar riktlinjer för de i kommunen verksamma förtroendevaldas och tjänsteinnehavares förfaringssätt och samarbete.

 Utarbetandet inleddes i oktober vid fullmäktiges aftonskola

 Utkastet till etiska regler har uppgjorts utgående från förhandsuppgiften för aftonskolan som ordnades 9.10.2023 och de i aftonskolan förda dialogerna. Det fördes sammanlagt nio dialoger av vilka tre fördes på svenska och sex på finska. Genom förhandsuppgiften och dialogerna ville man få reda på de förtroendevaldas tankar och åsikter som grund för de etiska reglerna. På detta sätt har man i materialet kunnat inkluderat sådana saker som är viktiga för Kyrkslätts förtroendevalda. Därtill kompletterades helheten med en anvisning för behandlingen av osakligt beteende i förtroendeorgan. Anvisningen för bemötande av osakligt beteende ansågs som en viktigt del av de etiska reglerna.

 I dialogerna (9.10) behandlades personliga erfarenheter och man strävade efter att förstå de egna och andras tankar samt helheten bättre. Diskussionerna var konfidentiella och vid dem följdes spelreglerna för en konstruktiv diskussion. Av diskussionerna uppgjordes ett sammandrag av vilket enskilda förtroendevaldas åsikter inte kan identifieras.

 De etiska reglernas delområden

 De etiska reglerna består av fem olika delområden. Av de viktigaste aspekterna inom varje delområde har man skapat en rumstavla.

 Respektfullt beteende och konstruktiv diskussionskultur

-          Uppskattande beteende och respekt skapar en grund för verksamheten

-          Konstruktiv diskussionskultur och dialogiskhet står i centrum för växelverkan

 Ansvarsfullt och konsekvent informationsledarskap

-          Strategin styr beslutsfattandet

-          Vi fungerar ansvarsfullt och demokratiskt

-          Vi förbereder oss omsorgsfullt

-          Vi leder med kunskap och förbinder oss till besluten

 Utveckling av delaktighet och öppen förvaltning

-          Delaktighet är en förutsättning för demokrati

-          Ledningen svarar för att förvaltningen är öppen

 Förstärkande av samarbetet mellan de förtroendevalda och ordförandenas roll

-          Fullmäktigegruppernas ordföranden har en central roll

-          Samarbetet mellan fullmäktigegrupperna är interaktivt

-          Samarbetet mellan fullmäktigegrupperna är konstruktivt

 Förbindelse till gemensamma verksamhetssätt och utvärdering

-          De etiska reglerna skapar gemensamma verksamhetssätt

-          Vi ger respons på ett respektfullt sätt

-          Vi ingriper i osakligt beteende med låg tröskel

-          Vi utvärderar regelbundet hur reglerna förverkligas

 Behandlingen av osakligt beteende i förtroendeorgan

 I samband med beredningen av de etiska reglerna ansåg man att det är viktigt att i de etiska reglerna också inkludera anvisningar för att ta till tals osakligt beteende samt gemensamt överenskomna verksamhets- och behandlingssätt för att lösa eventuella situationer. Anvisningen för behandlingen av osakligt beteende utarbetades för att förutse eventuella situationer och förebygga dem.

 Redan en misstanke om osakligt eller oansvarsfullt beteende berättigar till att ta ärendet till tals. Presidiet (ordförande, vice ordförandena) för var och en fullmäktigegrupp, organ och arbetsgrupp har ett särskilt ansvar och skyldighet att skapa en respektfull, öppen och delaktiggörande atmosfär.

 Vid sammanträdena sköter ordföranden om att alla deltagare blir hörda och beaktade. Då man fungerar som förtroendevald kan man ha olika åsikter om saker, vilket kan leda till starka känslor. Också i dessa situationer ska man uppföra sig sakligt. Situationerna kan lösas vid separata diskussionsmöten. För att säkerställa arbetsron kan man vid behov ordna en aftonskola om principerna för organets arbete.

 Presidierna utbildas i hanteringen av situationer som äventyrar arbetsron i samband med den övriga introduktionen. I kommunen utses trakasserikontaktpersoner, vilka kan kontaktas om man upplever osakligt beteende.

 Behandlingen av reglerna i nämnder, samarbetsgruppen, personalsektionen och livskraftssektionen

 Nämnderna har möjlighet att behandla de etiska reglerna och anvisningen för behandlingen av osakligt beteende i förtroendeorganen i november 2023. Reglerna kommer också att behandlas i samarbetsgruppen (YTR). Reglerna finslipas utgående från de erhållna synpunkterna och föreläggs för beslutsfattande i nämnderna, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i början av år 2024.