Personalsektionen
Protokoll 15.11.2023/Paragraf 49

Personalsektionen 15.11.2023 § 49  

840/00.01.02/2023 

Beredare Kommundirektör Virpi Sailas

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Tf. personaldirektör Teija Parkkonen  

 Personalsektionen beslutar ge sina synpunkter om de etiska reglerna och om anvisningen för behandlingen av osakligt beteende i förtroendeorganen.

Behandling Detta ärende behandlades före § 47.

 Kommundirektör Virpi Sailas presenterade ärendet vid sammanträdet.

Kommundirektör Virpi Sailas avlägsnade sig från sammanträdet efter behandlingen av detta ärende kl. 17.44.

Beslut Personalsektionen beslutade ge följande synpunkter om de etiska reglerna och om anvisningen för behandlingen av osakligt beteende i förtroendeorgan:
- reglerna ska komprimeras
- meningen "Fullmäktigegrupperna tävlar inte sinsemellan" ska tas bort
- istället för att betona språk och kultur kunde man tala om jämställdhet
- i processen för behandlingen av osakligt beteende, kunde kontakten till kontaktpersonen möjliggöras redan i ett tidigare skede
- från anvisningar fattas synvinkeln om en förtroendevald trakasserar en tjänsteinnehavare
- sambandet till personalens förtroendemän (representanterna för organisationerna) fattas också
- erhållna erfarenheter ska utnyttjas

Redogörelse Kyrkslätts kommuns etiska regler har uppgjorts som stöd för ett fungerande ledarskap och samarbete i kommunen samt för att öka öppenheten om gemensamma verksamhetssätt. Beredningen av reglerna utgör en del av förnyandet av kommunens strategi och verkningsfullt verkställande av den. Avsikten är att de etiska reglerna godkänns i samband med godkännandet av Kyrkslätts nya kommunstrategi i början av år 2024. De av fullmäktige godkända etiska reglerna fungerar samtidigt också som en strategins handlingsinstruktion, som skapar riktlinjer för de i kommunen verksamma förtroendevaldas och tjänsteinnehavares förfaringssätt och samarbete.

 Utarbetandet inleddes i oktober vid fullmäktiges aftonskola

 Utkastet till etiska regler har uppgjorts utgående från förhandsuppgiften för aftonskolan som ordnades 9.10.2023 och de i aftonskolan förda dialogerna. Det fördes sammanlagt nio dialoger av vilka tre fördes på svenska och sex på finska. Genom förhandsuppgiften och dialogerna ville man få reda på de förtroendevaldas tankar och åsikter som grund för de etiska reglerna. På detta sätt har man i materialet kunnat inkluderat sådana saker som är viktiga för Kyrkslätts förtroendevalda. Därtill kompletterades helheten med en anvisning för behandlingen av osakligt beteende i förtroendeorgan. Anvisningen för bemötande av osakligt beteende ansågs som en viktig del av de etiska reglerna.

 I dialogerna (9.10) behandlades personliga erfarenheter och man strävade efter att förstå de egna och andras tankar samt helheten bättre. Diskussionerna var konfidentiella och vid dem följdes spelreglerna för en konstruktiv diskussion. Av diskussionerna uppgjordes ett sammandrag av vilket enskilda förtroendevaldas åsikter inte kan identifieras.

 De etiska reglernas delområden

 De etiska reglerna består av fem olika delområden. Av de viktigaste aspekterna inom varje delområde har man skapat en rumstavla.

 Respektfullt beteende och konstruktiv diskussionskultur

-          Uppskattande beteende och respekt skapar en grund för verksamheten

-          Konstruktiv diskussionskultur och dialogiskhet står i centrum för växelverkan

 Ansvarsfullt och konsekvent informationsledarskap

-          Strategin styr beslutsfattandet

-          Vi fungerar ansvarsfullt och demokratiskt

-          Vi förbereder oss omsorgsfullt

-          Vi leder med kunskap och förbinder oss till besluten

 Utveckling av delaktighet och öppen förvaltning

-          Delaktighet är en förutsättning för demokrati

-          Ledningen svarar för att förvaltningen är öppen

 Förstärkande av samarbetet mellan de förtroendevalda och ordförandenas roll

-          Fullmäktigegruppernas ordförande har en central roll

-          Samarbetet mellan fullmäktigegrupperna är interaktivt

-          Samarbetet mellan fullmäktigegrupperna är konstruktivt

 Förbindelse till gemensamma verksamhetssätt och utvärdering

-          De etiska reglerna skapar gemensamma verksamhetssätt

-          Vi ger respons på ett respektfullt sätt

-          Vi ingriper i osakligt beteende med låg tröskel

-          Vi utvärderar regelbundet hur reglerna förverkligas

 Behandlingen av osakligt beteende i förtroendeorgan

 I samband med beredningen av de etiska reglerna ansåg man att det är viktigt att i de etiska reglerna också inkludera anvisningar för att ta osakligt beteende till tals samt gemensamt överenskomna verksamhets- och behandlingssätt för att lösa eventuella situationer. Anvisningen för behandlingen av osakligt beteende utarbetades för att förutse förekommande eventuella situationer och förebygga dem.

 Redan en misstanke om osakligt eller oansvarsfullt beteende berättigar till att ta ärendet till tals. Presidiet (ordförande, vice ordförandena) för var och en fullmäktigegrupp, organ och arbetsgrupp har ett särskilt ansvar och skyldighet att skapa en respektfull, öppen och delaktiggörande atmosfär.

 Vid sammanträdena sköter ordföranden om att alla deltagare blir hörda och beaktade. Då man fungerar som förtroendevald kan man ha olika åsikter om saker, vilket kan leda till starka känslor. Också i dessa situationer ska man uppföra sig sakligt. Situationerna kan lösas vid separata diskussionsmöten. För att säkerställa arbetsron kan man vid behov ordna en aftonskola om principerna för organets arbete.

 Presidierna utbildas i hanteringen av situationer som äventyrar arbetsron i samband med den övriga introduktionen. I kommunen utses trakasserikontaktpersoner, vilka kan kontaktas om man upplever osakligt beteende.

 Behandlingen av reglerna i nämnder, samarbetsgruppen och personalsektionen

 Nämnderna har möjlighet att behandla de etiska reglerna och anvisningen för behandlingen av osakligt beteende i förtroendeorgan i november 2023. Reglerna kommer också att behandlas i samarbetsgruppen och personalsektionen. Reglerna finslipas utgående från de erhållna synpunkterna och föreläggs för beslutsfattande i nämnderna, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i början av år 2024.