Nämnden för lokaltjänster
Protokoll 25.01.2023/Paragraf 3

Nämnden för lokaltjänster 25.01.2023 § 3  

1303/02.08.00.01/2022 

Beredare upphandlingsexpert Jari Mulari,

 fornamn.efternamn@kirkkonummi.fi, tfn 09 29671 (växel)

Beslutsförslag Ställföreträdare för direktören för samhällstekniska väsendet Anna-Kaisa Kauppinen: lokaldirektör Ville Könönen  

 Nämnden för lokaltjänster beslutar att:

1) Kyrkslätts kommun ansluter sig till Hansel Oy:s ramarrangemang Livsmedel och non-food-produkter 2023-2027

2) till upphandlingspersonalen i kommunens ekonomienhet delegera befogenheterna att underteckna och tillställa Hansel Oy de handlingar och uppgifter som behövs för genomförandet av anslutningsbeslutet på ett sätt som förbinder kommunen juridiskt till det ifrågavarandet ramarrangarrangemanget.

Behandling Under diskussionen gav ordförande Noora Piili följande remitteringsförslag:

Remitteras för ytterligare uppgifter. 1. Närmare information om vad man förbinder sig till. Finns det t.ex. gränser i euro? 2. Vad skulle man ha för sätt att i fortsättningen påverka innehållet i konkurrensutsättningen och finns det sådana? 3. Kan kommunen konkurrensutsätta livsmedel själv under själva avtalstiden?

Elina Utriainen understödde Noora Piilis remitteringsförslag.

Ordföranden konstaterade att remitteringsförslaget inte understöddes enhälligt, varmed man ska rösta om saken.

Omröstning

Ordförande inledde omröstningen: de som understöder fortsatt behandling av ärendet röstar ja och de som understöder remitteringsförslaget röstar nej.

Ordföranden avslutade omröstningen och konstaterade att rösterna fördelades enligt följande: 7 ja-röster (Kari, Jeremejew, Järvinen, Hedberg, Ekman, Kärkimaa och Björkqvist) och 4 nej-röster (Piili, Utriainen, Oksanen och Honkanen), varvid man beslutade fortsätta behandlingen av ärendet.

Elina Kärkimaa föreslog följande anvisning:
 

 Man fortsätter i princip beredning inför anslutning till Hansel Oy:s ramarrangemang. Nämnden föreläggs dock vid nästa sammanträde avtalsvillkoren och i mån av möjlighet deltagande av en representant för Hansel som kan ge svar på öppna frågor. 1) Vad förbinder man sig till? 2) Hur drar man sig ur avtalet om man så önskar?

Miisa Jeremejew och Jani Ekman understödde Elina Kärkimaas anvisning.
Ordföranden konstaterade att nämnden understödde anvisningen enhälligt.

Upphandlingsexpert Taina Väre och controller Ari Hasu avlägsnade sig från sammanträdet efter behandlingen av detta sammanträdesärende kl. 18.21.

Beslut Nämnden för lokaltjänster beslutade enligt beslutsförslaget med följande anvisningar:
Man fortsätter i princip beredning inför anslutning till Hansel Oy:s ramarrangemang. Nämnden föreläggs dock vid nästa sammanträde avtalsvillkoren och i mån av möjlighet deltagande av en representant för Hansel som kan ge svar på öppna frågor. 1) Vad förbinder man sig till? 2) Hur drar man sig ur avtalet om man så önskar?

Redogörelse Inom Hansel Oy:s ramarrangemang Livsmedel och non-food-produkter 2023-2027 kan man av partileverantörer anskaffa livsmedel och användningsprodukter avsedda för professionella kök. Sådana är exempelvis mjölkprodukter, köttprodukter, fiskprodukter, färdigmat, bageriprodukter, grönsaker, konserver, safter, frysprodukter, torrvaror och engångskärl. Mer information om ramarrangemangets detaljer finns på adressen www.hansel.fi.

 Den planerade avtalsperioden för Hansel Oy:s ramarrangemang för den ifrågavarande upphandlingen är 1.10.2023-31.12.2027 och varar således sammanlagt 51 månader. Kyrkslätts kommuns upphandlingar under den perioden beräknas uppgå till 6,9 miljoner euro. Av den summan har upphandlingspriset för de produkter som Kyrkslätts kommun skaffar inom Hansel Oy:s ramavtalsarrangemang i och med detta beslut beräknats uppgå till 6,2 miljoner euro. 

 I beslutsförslaget ingår att de ifrågavarande upphandlingarna görs genom avtal inom två ramarrangemang:

-          de befintliga livsmedels- och non-food-avtalen, vilkas avtalsperioder upphör vid olika tidpunkter enligt delområde och leverantör samt

-          de kommande avtalen inom Hansel Oy:s ramarrangemang Livsmedel och non-food-produkter 2023-2027. Man övergår till att använda dessa avtal när de gällande avtalens avtalsperiod upphör. 

 På årsnivå fördelas upphandlingarna enligt tabellen nedan.

 Hansel Oy-raderna beskriver den summa som under det ifrågavarande året används för att köpa ifrågavarande produkter genom de avtal som Hansel Oy ingått.

 Summorna i euro är tusentals euro.

 Datumen avser avtalens sista giltighetsdag. Dagarna har antecknats enligt ISO 8601-standarden i formatet åååå-mm-dd.

 För år 2023 beskriver talen årets sista kvartal.

 Vid tidpunkten för beslutet skaffar Kyrkslätts kommun de produkter som omfattas av det ifrågavarande ramarrangemanget genom avtal som kommunen konkurrensutsatt själv. Efter att avtalsperioden för dessa avtal gått ut, befinner sig kommunen i en avtalsfri situation om inte situationen löses på ett sätt som avses i upphandlingslagen.

 Möjliga alternativ för att genomföra upphandlingen av livsmedel och non-food-produkter enligt upphandlingslagen när de nuvarande avtalens avtalsperioder går ut är:

-          Konkurrensutsätta de ifrågavarande produkterna som kommunens egen upphandling. Kommunen skulle inte få motsvarande rabatter som om den skulle ansluta sig till Hansel Oy:s ramarrangemang. Denna synpunkt förklaras av att Hansel Oy förenat volymerna av flera olika upphandlingsenheter.

-          Konkurrensutsätta produkterna som en gemensam upphandling med en annan kommun. Detta alternativ och dess genomförbarhet anses inte vara värt att utreda noggrannare, eftersom Hansel Oy:s ramarrangemang har fördelarna på sin sida. Fördelarna är dimensionerings- och således prisförmånerna som de större volymerna medför.

-          Att ansluta sig till ett ramarrangemang som görs av en inköpscentral Här finns två alternativ: Hansel Oy:s och Sarastia Oy:s ramarrangemang. Av dessa alternativ anser representanter för kosthållstjänsterna som hör till Kyrkslätts kommuns lokaltjänster att Hansel Oy:s ramarrangemang som bereds för tillfället bättre lämpar sig för kommunens behov. De största orsakerna är att:

• Produktutbudet i Hansel Oy:s ramarrangemang är större och lämpar sig således bättre för kommunens behov.
• Eftersom Sarastia Oy:s ramarrangemang redan trätt i kraft är det osäkert om kommunen kan ansluta sig till Sarastia Oy:s ramarrangemang.

Befogenheter Befogenheterna till det här beslutet grundar sig på Kyrkslätts kommunfullmäktiges beslut 2.12.2019 § 401.

Beslutshistoria